Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Донорские дни. Отражение в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наниматель должен прозрачно и своевременно фиксировать все факты хозяйственной жизни персонала. Речь идет о ведении табеля учета рабочего времени. На основании его данных, впоследствии, сотрудникам выплачивается зарплата.
Приказ на донорские дни.
Вопрос:
Обязан ли работодатель издавать приказ об освобождении сотрудника от работы в связи со сдачей крови и прохождением медосмотра? Нужен ли приказ о присоединении дней отдыха к ежегодному оплачиваемому отпуску?
Чиновники из Минтруда полагают, что делать это не обязательно, поскольку Трудовой кодекс не содержит специальных норм, которые указывают на необходимость издания таких приказов (распоряжений) (см. Письмо от 01.03.2017 № 14-2/ООГ-1727). Но в другом письме они указали, что во избежание споров с работниками издание приказа на донорские дни работодателя целесообразно и даже необходимо – в том числе для учета присутствия (отсутствия) сотрудника на рабочем месте и правильного заполнения табеля учета рабочего времени (Письмо от 12.05.2017 № 19-0/В-422).
Пример такого приказа на донорские дни представим ниже.
Как фиксируются дни донора в табеле учета рабочего времени?
Табель учета составляется по форме Т-12 или форме Т-13 (утв. в 2004 году постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Для их заполнения используется особая кодировка, установленная тем же постановлением. Вот пример некоторых кодов:
- Я (01) — работник явился и отработал дневные часы;
- Н (02) — работник трудился в ночную смену;
- С (04) — сверхурочная работа;
- ЛЧ (21) — работа в «короткий день», продолжительность работы была сокращена в соответствии с законодательством.
- Г(23) — работник отсутствовал, исполняя обязанности в пользу государства или общества в установленных законом случаях;
- ОВ (27) — дополнительный оплачиваемый выходной;
- НН (30) — неявка на работу по неизвестной причине;
- НБ (35) — работник не был допущен к исполнению трудовых обязанностей, зарплата не начислялась;
- НЗ (36) — работа приостановлена из-за невыплаты зарплаты.
Как оформить «донорские дни» (часть 2)
Письмо Роструда от 19.03.2012 N 395-6-1. Оплата. За день сдачи крови (если работник в этот день не работал) и предоставленные в связи с этим дополнительные дни отдыха работнику выплачивается средний дневной заработок. Он рассчитывается так же, как при оплате дней командировки ст. ст. 186, 139 ТК РФ, п. 9 Положения о среднем заработке, Письма Минтруда от 24.02.2016 N 14-2/ООГ-1496, от 15.11.2013 N 14-1-204. Средний дневной заработок за эти дни надо выплатить одновременно с ближайшей зарплатой. А если работник присоединил дополнительный день отдыха к ежегодному отпуску, то — вместе с отпускными. Учет. Оплата работнику донорских дней:
- облагается НДФЛ и страховыми взносами Письма Минфина от 24.04.2014 N 03-04-05/19211, Минтруда от 17.02.2014 N 17-4/В-54, Информация ФСС, Постановление Президиума ВАС РФ от 13.05.2014 N 104/14;
- учитывается в расходах на оплату труда.
Потенциальный донор должен пройти предварительный медосмотр. В ТК РФ прописана обязанность руководителя предоставить рабочему на этот период выходной день и оплатить его по среднему заработку. Для подтверждения процедуры нужно предоставить медсправку по форме № 401/у. Эту обязанность многие работодатели игнорируют, если медосмотр не был полностью пройден. Однако, согласно определения Санкт-Петербургского горсуда № 33-4615/12, если донор не успел выполнить свою обязанность (пройти обследование и сдать кровь) за день, за ним сохраняется средний заработок.
Сотрудник не обязан заранее уведомлять работодателя о намерении сдать кровь. Если он не явился на работу, но принес справку на следующий день, предыдущий не является прогулом. Соответственно, в табеле следует указать код «Г» или «23» – невыход на работу по причине выполнения гособязанностей. День сдачи крови может приходиться на последний день месяца. Чтобы избежать ситуации с корректировкой табеля и сбором подписей всех ответственных лиц, следует в правилах внутреннего распорядка прописать обязанность сотрудников заранее извещать работодателя о намерении пройти медосмотр.
Порядок внесения изменения в табель Госкомстатом не регламентируется. Поэтому лучше использовать общие правила при работе с первичной документацией. Неправильный текст и суммы зачеркнуть одной чертой, а сверху написать “исправлено” и корректные значения.
День прохождения процедуры
Обычно медосмотр и сама процедура осуществляется за один день. Но работник может растянуть эти мероприятия на два дня. Как оплачиваются донорские дни?
Донорский день — это день отдыха, поскольку процедура по сдаче крови связана с риском для здоровья. Работодатель должен оплатить день прохождения комиссии по уровню среднего заработка. Желательно, чтобы сотрудник предупредил о причинах своего отсутствия. Если сотрудник уведомит о предстоящем отсутствии письменным заявлением, кадровая служба подготовит приказ об освобождении его от работы. В нем обязательно должна стоять дата отсутствия и присутствовать фраза о том, что на этот период за работником сохраняется заработок. Тогда и у бухгалтерии будет время составить и подписать приказ об оплате донорских дней.
По своему желанию работник может в день сдачи крови явиться на работу. Тогда работодатель обязан предоставить отгул в любой удобный для него день. Об этом работник должен заранее в письменной форме проинформировать руководство. Исключения составляют случаи, когда донор находится на работе с опасными условиями. Тогда он не имеет права появляться на работе после сдачи крови. Это требование прописано в ст. 186 ТК РФ. В этой же статье сказано, что если работодатель просит сотрудника приступить к своим обязанностям сразу после медпроцедуры, то нужно в письменной форме составить соглашение с соответствующей просьбой.
Если сотрудник сдает кровь в нерабочий, выходной или праздничный день, то он вправе получить еще один день отдыха, например продлить отпуск. Внесение изменений в табеле осуществляется на основании письменного заявления и медицинской справки из учреждения. Оплачивается ли донорский день, следующий после прохождения медпроцедуры? Да, по среднему заработку.
Табель рабочего времени заполняется следующим образом:
- если сотрудник предупредил о своем отсутствии, то ставится код «Г» или «23»;
- если сотрудник не предупреждал о своем отсутствии, то сначала в табеле нужно поставить код «НН» или «30», а как только в бухгалтерии появится справка из медучреждения — исправить на «Г» или «23»;
- если работник сразу после прохождения медпроцедуры вышел на работу, то в табеле нужно проставить «Я», а день отдыха, который он выбрал — «ОВ» (дополнительные выходные).
Отгул за донорство в выходной день
На основании приказа вносятся отметки в табель. Скачать образец приказа о предоставлении отгула за донорство — word: Рекомендуем также прочитать статью о том, положена ли компенсация за отгулы при увольнении. Полезное видео Порядок предоставления выходного дня для донора за сдачу крови смотрите в видео: Выводы Донорство — это направление медицины, которое поддерживается в РФ различными способами. Донорам выплачивают компенсацию, а трудоустроенным гражданам предоставляют дополнительный день отдыха. В общих чертах работающим лицам оформляют 3 отгула:
- первый — для прохождения медицинской комиссии;
- второй — для сдачи крови;
- третий — для использования в своих личных целях или для отдыха после донорства.
Важно учесть — сдавать кровь могут только совершеннолетние люди, состояние здоровье которых оценивается как должное.
Дополнительный день отдыха
Работник, сдавший кровь, имеет право на дополнительный день отдыха, за который за работником также сохраняется средний заработок (Статья 186 ТК РФ). В табеле учета рабочего времени этот день обозначается «ОВ» или «27» (дополнительные выходные дни (оплачиваемые)).
Зачастую доноры используют дополнительный выходной день непосредственно после дня сдачи крови. Но по желанию работника этот день может быть:
(или) присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску;
(или) использован в другое время в течение года после дня сдачи крови.
Рассказываем работнику
Дополнительный день отдыха нужно использовать в течение 1 года после дня сдачи крови или присоединить к ежегодному отпуску. Получить вместо дня отдыха денежную компенсацию нельзя.
Вот пример заявления о предоставлении дополнительного дня отдыха.
Генеральному директору ООО «Кошкин дом»
Лебедеву А.И.
от администратора Светиковой М.В.
Заявление
Прошу предоставить мне 5 марта 2011 г. дополнительный день отдыха, положенный согласно ст. 186 ТК РФ за сдачу крови 18 февраля 2011 г.
Основание: справка по форме N 402/у от 18.02.2011.
28.02.2011 ————— М.В. Светикова
Обратите внимание вот на что. В ситуации, когда дополнительный день отдыха присоединяется к ежегодному оплачиваемому отпуску, он не считается днем отпуска. Поэтому средний заработок за этот день нужно рассчитывать по общим правилам (Пункт 9 Положения), а не по правилам, предусмотренным для расчета отпускных (Пункт 10 Положения).
Если отпуск и день отдыха придутся на разные месяцы, то расчетные периоды для исчисления отпускных и среднего заработка за дополнительный день отдыха будут разными. Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития.
Из авторитетных источников
Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России
«Если день начала отпуска и день отдыха приходятся на разные календарные месяцы, то расчетный период для расчета отпускных будет равен 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала отпуска, а расчетный период для расчета среднего заработка за дополнительный день отдыха — 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу предоставления этого дня. А вот если отпуск и день отдыха приходятся на один календарный месяц, то расчетные периоды совпадут».
Пример. Расчет отпускных и оплаты дня отдыха, положенного работнику за день сдачи крови
Условие
Администратору Светиковой М.В. предоставлен отпуск с 14.03.2011 по 10.04.2011. Расчетный период для исчисления отпускных (март 2010 г. — февраль 2011 г.) отработан ею полностью. Оклад Светиковой — 20 000 руб. в месяц. По заявлению Светиковой 1 день (11.04.2011) присоединен к отпуску как дополнительный день отдыха, положенный ей за день сдачи крови (18.02.2011). Организация работает по режиму 5-дневной рабочей недели с двумя выходными в субботу и воскресенье.
Решение
Алгоритм действий таков.
Шаг 1. Рассчитываем отпускные:
(20 000 руб. x 12 мес.) / (29,4 дн. x 12 мес.) x 28 дн.
Суммированный учет рабочего времени: гарантии для донора
Речь идет, в частности, о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней донору. Однако до сих пор было неясно, как эти дни оплачивать, если работник трудится посменно.
Практически любой сотрудник, достигший 18-летнего возраста, при отсутствии медицинских противопоказаний может стать донором (ч. 1 ст. 12 Закона от 20 июля 2012 г. N 125-ФЗ, далее — Закон N 125-ФЗ). В последнее время ввиду определенных трагических событий донорство среди граждан нашей страны стало очень популярно.
Донор имеет право (ч. 2 ст. 12 Закона N 125-ФЗ):
1) на сдачу крови и (или) ее компонентов безвозмездно или за плату;
2) защиту государством его прав и охрану здоровья;
3) ознакомление с результатами его медицинского обследования;
4) полное информирование о возможных последствиях сдачи крови и (или) ее компонентов для здоровья;
5) получение бесплатной медицинской помощи в соответствии с установленными стандартами ее оказания в случаях возникновения у него реакций и осложнений, связанных с выполнением донорской функции;
6) возмещение вреда, причиненного его жизни или здоровью в связи с выполнением донорской функции;
7) меры социальной поддержки, установленные законодательством.
Трудовые гарантии
Гарантии и компенсации работникам в случае сдачи ими крови и ее компонентов определены также и в статье 186 Трудового кодекса (далее — ТК).
Так, в день сдачи крови и ее компонентов, а также в день связанного с этим медосмотра работник освобождается от работы. Если в день сдачи крови сотрудник вышел на работу, то ему предоставляется по его желанию другой день отдыха. Такая замена возможна только в случае, если сотрудник выполняет свои трудовые обязанности в нормальных условиях труда, то есть не занят во «вредных» и (или) опасных работах.
Возможно, сотрудник сдаст кровь в свой выходной или в период отпуска. Тогда ему по его желанию должен быть предоставлен другой день отдыха.
Плюс ко всему, после каждого дня сдачи крови и ее компонентов работнику предоставляется дополнительный день отдыха. Он может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время. Правда здесь есть ограничение — использован этот выходной может быть только в течение года с момента сдачи крови.
Таким образом, сотруднику, который сдал кровь в качестве донора, положены выходные дни:
1) за день, в котором он проходил медобследование;
2) за день, когда он сдавал кровь;
3) дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи крови. Его сотрудник может взять в течение года с даты сдачи крови.
Статьей 186 ТК также предусмотрено, что при сдаче крови и ее компонентов работодатель сохраняет за работником его средний заработок за дни сдачи и предоставленные в связи с этим дни отдыха.
Порядок оплаты «донорских» дней
В первую очередь отметим, что день, который сотрудник потратил на проведение медобследования перед сдачей крови, отдельно не оплачивается. При этом сотрудник должен представить работодателю оправдательный документ — справку по форме 401/у (приложение N 3 к Приказу Минздрава СССР от 7 августа 1985 г. N 1055). А за день сдачи крови сотруднику в медорганизации должны выдать справку по форме 402/у. Если же работник обследовался и сдавал кровь в один день, то он может принести только справку по форме 402/у.
За день сдачи крови и предоставленные в связи с этим дополнительные выходные дни за работником сохраняется средний заработок. Таковой рассчитывается в порядке, установленном статьей 139 ТК и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства от 24 декабря 2007 г. N 922, далее — Положение).
Общие правила
Средний дневной заработок для целей оплаты донорских дней исчисляется, как и при оплате командировочных, путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, на количество фактически отработанных в этот период дней.
Пример 1. Менеджер Иванов И.И. сдал кровь 3 апреля 2017 года. 4 апреля 2017 года он взял дополнительный выходной день. Соответственно, за 3 и 4 апреля 2017 года за Ивановым И.И. должен быть сохранен средний заработок.
Расчетный период — с 1 апреля 2016 г. по 31 марта 2017 г. Предположим, что расчетный период отработан Ивановым полностью. Его оклад — 50 000 руб., и иных выплат, которые учитываются при расчете среднего заработка, в расчетном периоде не было. Количество рабочих дней в расчетном периоде — 248.
Средний дневной заработок Иванова И.И. для оплаты донорских дней составляет 2 419,35 руб. (50 000 руб. x 12 мес. : 248 дн.). Соответственно, за два «донорских» дня ему будет начислено 4 838,7 руб.
«Донорские» дни присоединяются к отпуску
Довольно часто сотрудники-доноры предпочитают положенные им выходные дни за донорство присоединить к основному отпуску. Но даже в этом случае оптимизировать расчеты с работником-донором не получится — придется отдельно рассчитать ему отпускные и отдельно — сумму оплаты «донорских» дней.
Связано это с тем, что средний дневной заработок для расчета отпускных и для оплаты «донорских» дней различается.
Так, средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Положения).
Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. И предположим, что «донорские» дни сотрудник решил присоединить к основному оплачиваемому отпуску — с 10 по 24 апреля 2017 г.
Расчетный период для расчета отпускных тот же, что и для оплаты «донорских» дней — с 1 апреля 2016 г. по 31 марта 2017 г. Количество рабочих дней в расчетном периоде — 248.
Средний дневной заработок для расчета отпускных составит 1 706,48 руб. (50 000 руб. x 12 мес. : 12 : 29,3).
Как мы убедились, средний дневной заработок для оплаты «донорских» дней и при расчете отпускных различается. В связи с этим и в случае, если, к примеру, сотрудник сдал кровь в период своего отпуска, за день сдачи крови ему придется доплатить.
«Сменные» особенности
Особого подхода требует оплата «донорских» дней сотрудникам, которые работают по сменному графику. Очевидно, что работник в качестве выходного дня выберет день, на который выпадает его смена. Проблема в том, что:
а) смена может быть, к примеру, 12 часовой;
б) смена может приходиться сразу на два дня. Например, если сотрудник работает в ночную смену — с 20:00 до 06:00 следующего дня.
В свое время Роструд в письмах от 6 ноября 2009 г. N 3287-6-1 и от 20 марта 2012 г. N 402-6-1 разъяснил, что, устанавливая льготы донорам в части предоставления дополнительных дней отдыха, трудовое законодательство исходит из нормальной продолжительности рабочего дня (8 часов). В случае когда день отдыха совпадает с рабочим днем по графику сменности, оставшиеся часы должны быть отработаны в последующий период с учетом соблюдения годовой нормы рабочего времени.
В письме от 1 марта 2017 г. N 14-2/ООГ-1727 представители Минтруда уточнили, что и средний заработок сохраняется за донором за 8-часовой рабочий день. Кроме того, чиновники отметили, что при желании работника «донорский» день может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску. При этом продолжительность отпуска увеличивается не на количество часов, а на соответствующее количество дней.
Дополнительные дни отдыха предоставляются нормальной продолжительности (8 часов). То есть оплачиваем также именно 8 часов, но «гулять» сотрудник будет весь день.
Донор с суммированным учетом рабочего времени
В организации введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом, равным одному году. Сотрудник работает по сменному графику. На какое количество часов должна быть уменьшена норма его рабочего времени, если в учетном периоде он пять раз сдавал кровь в качестве донора?
ДНИ ОТДЫХА, ПОЛОЖЕННЫЕ ДОНОРУ
В день медицинского обследования, связанного со сдачей крови и ее компонентов, а также в день сдачи крови и компонентов работник освобождается от работы[1].
Работодатель обязан беспрепятственно отпускать работника-донора в организацию здравоохранения в день обследования и сдачи крови и ее компонентов[2]. Следовательно, работнику необходимо уведомить об этом работодателя.
Действующим законодательством не оговаривается форма уведомления работодателя об отсутствии на работе в связи с прохождением медицинского освидетельствования.
Оплата труда праздничных и нерабочих дней регулируется трудовым кодексом РФ. Если человек вынужден работать во время положенного отдыха, он может рассчитывать на получение двойной выплаты или расчета за 1 календарный день с предоставлением 2 в качестве отгула. Закон позволяет задействовать сотрудников в неустановленное для этого время только в случае экстренной ситуации. В соответствии с трудовым кодексом РФ, основаниями для предоставления отдыха могут выступать:
- работа в сверхурочное время, статья №152;
- работа в праздничные дни или в дни отдыха, статья №153;
- сдача донорской крови статья №186;
- переработка при вахтовой работе статья №301.
Налогообложение сумм оплаты «донорских» дней и дней отдыха
Суммы среднего заработка, выплачиваемые организацией работникам-донорам:
— полностью учитываются в «прибыльных» расходах (Пункт 20 ст. 255 НК РФ);
— облагаются НДФЛ (Подпункт 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ; Письма Минфина России от N 03-04-05-01/530, от N 03-04-06-01/110).
При этом на них не начисляются:
— страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС (Часть 1 ст. 7 Федерального закона от N 212-ФЗ «О страховых взносах…»; Письмо Минздравсоцразвития России от N 1239-19);
— взносы «на травматизм» (Пункт 1 ст. 20.1 Федерального закона от N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Как оформить — донорские дни — (часть 2)
Да, в жизни бывают ситуации, когда необходимость сдать кровь возникает внезапно. А проблемы со связью могут помешать сообщить работнику о своем незапланированном отсутствии. В этом случае в табеле ставим НН (или цифровой код «30») – неявка по невыясненным обстоятельствам. И только после выяснения (работник отзвонился или принес справку на следующий день) код в табеле можно исправить на «Г».
Этот подход требует от бухгалтеров корректировок заработной платы: сначала начисление за день отпуска снять, начислить средний заработок за день сдачи крови, потом сделать доначисление за оставшийся день отпуска, который может быть совсем в другом месяце и потребует иного расчета. Из этого подхода и вытекает мнение о том, что дополнительные дни отдыха нужно оформлять приказом о предоставлении отпуска.
Как оформить донорские дни по трудовому кодексу и что нужно знать
Донорские дни оплачиваются в размере среднего заработка. Причем эксперты утверждают, что оплата должна производиться в таком размере, даже если этот момент не оговорен в трудовом договоре (коллективном договоре). Оплату производит непосредственно работодатель.
Тем не менее, даже не взирая на то, что донорство осуществляется по инициативе самого человека и не имеет большого количества формальностей и требований. Часто занимаются донорством люди, которые работают в различных организациях и компаниях. Следовательно, могут возникнуть проблемы с работодателем. Во избежание таковых, были сопряжены права доноров и Трудовой кодекс РФ. Этому моменту была уделена одна статья (ст. 186 ТК РФ).
Можно ли в табеле день отдыха в связи со сдачей крови обозначать в табеле буквенным кодом «Г» (время исполнения государственных..
Ответ на вопрос:
В день, когда работник сдавал кровь в табеле укажите буквенный код «Г» либо цифровой код 23. А дополнительный и другой день отдыха за сдачу крови сотрудника-донора отметьте в табеле обозначением «ОВ» – дополнительный оплачиваемый выходной (цифровой код 27).
- Законодательство предоставляет донорам ряд гарантий. В частности, сотрудник-донор имеет право:
- на освобождение от работы в день прохождения медицинского обследования перед сдачей крови и ее компонентов;
- на освобождение от работы непосредственно в день сдачи крови;
- на дополнительный день отдыха после дня сдачи крови.