Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Коммерсант может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ему дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда работодатель не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или снятия с учета).
Заявление на увольнение есть: действия бухгалтера
Первое, что должен сделать бухгалтер при увольнении работника, — это проверить все дни его отпусков, чтобы определить, есть ли у него неотработанные дни.
Для этого нужно посчитать:
— сколько лет и месяцев сотрудник работал в компании. При этом последний месяц считается как полный, если он отработан наполовину и более. Если же он отработан менее чем наполовину, месяц в расчете не учитывается (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169);
— количество дней отпуска, полагающихся сотруднику за все время его работы в компании (заработанный отпуск); количество дней отпуска, которые работник отгулял за все время работы в компании. Далее нужно сравнить количество использованных дней отпуска с числом заработанных дней.
Пример 2
Сотрудник увольняется 27 февраля 2018 г. Он был принят на работу 10 октября 2016 г. За это время он отгулял два отпуска по 28 дней каждый.
1. На момент увольнения сотрудник проработал в компании один год (с 10 октября 2016 г. по 9 октября 2017 г.), четыре месяца (с 10 октября 2017 г. по 9 февраля 2018 г.) и 18 дней (с 10 по 27 февраля 2018 г.). Поскольку последний месяц отработан более чем наполовину (18 дней), он считается как полный. Следовательно, период работы сотрудника в компании один год и пять месяцев.
2. За год работы положен отпуск 28 дней, а за пять месяцев — 12 дней (28 дней : 12 месяцев х 5 месяцев). Таким образом, сотрудник за все время работы заработал 40 дней отпуска (28 дней + 12 дней).
3. Количество отгулянных дней отпуска составляет 56 дней.
4. Число неотработанных дней отпуска равно 16 (56 дней – 40 дней).
Удержать можно из окончательного расчета
Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.
Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Сколько можно не ходить в отпуск
Воспользоваться правом на оплачиваемый отдых каждый сотрудник может спустя полгода работы в компании. Согласно положениям действующего законодательства, стандартная длительность отпуска — не менее 28 дней. В том случае, когда в течении первого года работы сотрудник не ходил в отпуск, дни отдыха автоматически переносятся на следующий год, но они никогда не сгорают.
Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя. Работник не вправе в одностороннем порядке отказаться от подчинения графику отпусков, утвержденному работодателем. Отказ работника от очередного отпуска можно рассматривать как нарушение им трудовой дисциплины, что влечет за собой дисциплинарное взыскание.
В обязанности отдела кадров организации входит отслеживание по личным карточкам сотрудников продолжительность полагающегося отпуска и уведомлять руководство компании о случаях, когда тот или иной сотрудник долго не брал отпуск. Со своей стороны руководство фирмы должно принять меры, направленные на то, чтобы работник получил возможность воспользоваться положенными ему днями оплачиваемого отдыха.
Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни
Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.
Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:
- если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
- если количество дней больше 15, его принимают за 1.
Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.
А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.
Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:
- если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
- если 31 — исключают из стажа.
Подсчет удержания заработной платы
Узнать размер суммы, удерживаемой из общего счета работника, просто. Предприниматель должен подсчитать количество предоставляемых дней отпуска на этот год, например, 2017, в зависимости от стажа работника. Итоговую сумму необходимо вычесть из тех дней, когда фактически отпуск был предоставлен. После этого готовый результат следует умножить на показатель средней зарплаты.
Что касается приказа об уменьшении заработной платы, четко оговоренной формы для заполнения приказа не предусмотрено законодательством. Но если отпуск предоставлен авансом, а человек увольняется, оформить такой документ возможно.
Для правильного заполнения бланка нужно обязательно знать заработок человека в день. Берется среднее значение, по этим параметрам и исчисляются отпускные. Высчитывать заработок за день, исходя из периода расчета предшествующего дня перед увольнением, категорически нельзя. Так может получиться, что работнику при увольнении выплачены лишние отпускные — это недопустимо.
Удержание излишне выплаченных сумм
Если отдохнувший специалист возвращается на рабочее место и продолжает трудовую деятельность, проблем у нанимателя не возникает. Ситуация выходит из-под контроля, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется. Получается, что ему были перечислены лишние денежные средства, которые предприятию нужно вернуть.
Можно ли удержать неотработанные отпускные из заработной платы? Действующее законодательство ограничивает права нанимателя в этом вопросе. Согласно положениям статьи 137 ТК РФ, компания вправе взыскать не более 20% от выплат специалисту (в случае увольнения – от суммы окончательного расчета). Эта доля определяется из «очищенного» от НДФЛ дохода специалиста.
Также в с статье 137 ТК РФ перечисляются ситуации, в которых работодатель лишается права удерживать переплату. К их числу относятся следующие основания для увольнения:
- сокращение штата;
- ликвидация юрлица;
- призыв специалиста на службу в армию;
- смерть сотрудника или его нанимателя-физлица;
- чрезвычайные обстоятельства, делающие невозможным продолжение трудовых правоотношений (например, природные или техногенные катастрофы);
- невозможность продолжения трудовой деятельности по медицинским показаниям и т.д.
Для удержания излишних отпускных в размере 20% от окончательного расчета работодатель не обязан получать согласие наемного специалиста. Издается приказ, подписываемый руководством организации, на основании которого производится взыскание.
Сложности могут возникнуть при увольнении, если работник получил дни отдыха авансом. По сути он получил не только дни, но и отпускные авансом за предстоящий период работы. В этом случае работодатель имеет право на удержание излишне полученных сумм из заработной платы, это вполне законно и основано на нормах ст. 137 ТК РФ .
Однако есть случаи, когда авансовые отпускные не могут быть вычтены из полагающихся выплат при увольнении. Они четко перечислены в законе. Это ситуации, когда увольнение происходит в связи с:
- сокращением штата;
- ликвидацией предприятия или ИП;
- отказом от перевода на другую должность по состоянию здоровья либо в случае отсутствия у работодателя подходящей работы;
- призывом на военную службу;
- признанием трудящегося непригодным к трудовой деятельности;
- наступлением форс-мажорных обстоятельств, в связи с чем трудовая деятельность не может быть продолжена.
Может получиться и так, что сумма полагающихся выплат при увольнении будет недостаточна для покрытия задолженности, возникшей вследствие предоставления отпуска авансом. В этом случае работодатель имеет право обратиться с судебным иском к гражданину или отказаться от взыскания в соответствии со ст. 240 ТК РФ . Наиболее благоприятный выход: найти взаимопонимание с гражданином и договориться во внесудебном порядке.
Когда появляются неотработанные отпускные?
Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.
Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».
Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.
Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).
Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.
Налоговые нюансы прощения отпускного аванса
Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.
Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.
Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».
У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).
Расчет компенсации за использованный отпуск авансом при увольнении
Для расчета взыскания выплаченной ранее компенсации бухгалтер должен иметь под рукой следующие данные:
- Дату начала и конца отпускного периода увольняющегося;
- Количество положенных дней отдыха данному сотруднику;
- Количество отгулянных дней;
- Рассчитанный среднедневной показатель дохода за последние два года.
Имея данные показатели не сложно рассчитать необходимую к уплате компенсацию. Для этого проводим следующие расчетные действия:
- Выясняем разницу между количеством отгулянных дней и положенными за отработанный период днями;
- Полученную разницу умножаем на среднедневной показатель.
Посчитанная сумма сравнивается с суммой начисленных выплат. Следует помнить о законном барьере для вычислений.
Увольняется работник, получивший отпуск авансом. Как закрыть долг?
Новый менеджер по продажам отработал у нас всего три месяца и попросил дать ему полный отпуск. У него маленький ребенок, да и план продаж он за время работы даже перевыполнил.
В общем, директор его в отпуск отпустил со словами, что таких сотрудников нужно поощрять. Но рано мы радовались. Работник вышел из отпуска и написал заявление об увольнении.
Отказать ему, конечно, нельзя, но директор настаивает на удержании с него при увольнении суммы «незаработанных» отпускных. Как в подобных ситуациях можно закрыть «долг»?
Ситуация в самом деле непростая. Но на практике такие истории встречаются достаточно часто. Поэтому давайте посмотрим, что здесь можно предпринять.
Согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше.
В период нахождения в отпуске работник имеет полное право предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию. В этой ситуации время отпуска входит в срок предупреждения об увольнении. Дата увольнения также может приходиться на день отпуска, никаких ограничений на этот счет в законе нет.
Процедура увольнения в таких ситуациях не отличается от общего порядка. Так, работодатель в день увольнения должен произвести с работником полный расчет (если ему причитаются какие-то выплаты).
Что касается удержаний из заработной платы, то при увольнении работника до окончания рабочего года работодатель может (но не обязан) удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст.
137 ТК РФ), за исключением случаев, когда такое удержание запрещено.
Когда появляются неотработанные отпускные
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации каждый человек по приходу на новое рабочее место вправе взять отпуск через 6 месяцев после трудоустройства. Бывает, что отпуск предоставляется раньше чем через полгода, например, на основании 122 статьи Трудового кодекса Российской Федерации или же по соглашению сторон трудового договора.
Случаются такие ситуации, когда работодатель по истечении полугода работы предоставляет сотруднику отпуск, который составляет 28 оплачиваемых дней. То есть работодатель дает авансом выплату из бюджета за последующие полгода, ведь сумма выплат по отпускному периоду рассчитывается на основе заработной платы, которая должна поступить на счет наемного лица в течение рабочего года.
Пример:
Студент экономического института А. С. Нестеров после выпуска устроился в бухгалтерский отдел ООО «Ромашки» 1 ноября 2020 года. Право на отпуск у него возникло в мае 2020 года, и он решил использовать его.
Во время отпускного периода ему предложили выгодное рабочее место, в результате чего во время отдыха он написал заявление об увольнении. Получается, что Нестеров не отработал полный отпуск, то есть вместо 28 календарных дней периода отдыха, он заработал всего лишь 14 дней.
Таким образом, у Нестерова образовалась задолженность перед предприятием за 14 дней оплаченного отдыха.
Ограничение размера удержания
Если увольнение работника происходит по другому основанию, удерживать из его заработной платы работодатель может не более 20% выплачиваемой суммы при каждой выплате. При этом 20% исчисляется от заработка, уменьшенного на сумму удержанного НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Какую сумму отпускных за неотработанные дни отпуска работодатель может удержать при окончательном расчете с работником?
Решение. К моменту увольнения сотрудник проработал в компании 5 месяцев 9 дней. Для расчета заработанных дней отпуска дни июля отбросим, поскольку они составляют менее половины месяца (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169).
Количество дней отпуска, право на которые А.С. Пыжов заработал, составляет 11,67 календарного дня (28 дн. : 12 мес. x 5 мес.). Им не заработаны 2,33 календ. дня (14 календ. дн. — 11,67 календ. дн.) использованного отпуска.
Сумма авансовых отпускных равна 1585,03 руб. (680,27 руб. x 2,33 календ. дн.). НДФЛ с нее составляет 206 руб. (1585,03 руб. x 13%).
Следовательно, непогашенная задолженность А.С. Пыжова составит 429,94 руб. (1379,03 руб. — 949,09 руб.).
Это важно знать: Срок уплаты НДФЛ с отпускных в 2020 году (отпуск с 1 числа и переходящий): расчёт, пример
Примечание. Возврат по доброй воле работника
Если после удержания излишне выплаченных отпускных у работника осталась задолженность, он может погасить ее добровольно, например внести деньги в кассу организации.
Рассмотрим, какие еще действия по возврату непогашенного долга может совершить работодатель.
Задолженность погашена в последний день работы
Никаких исправлений в периоде предоставления отпуска делать не нужно. Корректировка налогов и взносов производится в периоде увольнения.
НДФЛ. В момент выплаты отпускных за отпуск, предоставляемый авансом, работодатель уже удержал НДФЛ.
Если работник увольняется в том же налоговом периоде, когда получил отпускные, налоговый агент вправе произвести зачет излишне удержанного НДФЛ.
Исчисление НДФЛ с таких доходов производится нарастающим итогом с начала года. Сумма налога, подлежащая уплате за текущий месяц, определяется как разность между суммой начисленного и уплаченного НДФЛ с начала налогового периода.
Если в предшествующие месяцы в расчеты закралась ошибка, например НДФЛ удержан и перечислен в большей сумме, она может быть исправлена в текущем месяце — сумма НДФЛ, подлежащего уплате, уменьшается на величину допущенной ранее переплаты (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Пунктом 2 ст. 226 НК РФ установлено, что исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога. Из этого правила есть исключения, но ситуация с авансовым отпуском к их числу не относится.
Если работник увольняется в другом налоговом периоде или суммы удержанного НДФЛ с начислений под расчет недостаточно для зачета, следует провести процедуру возврата НДФЛ, установленную ст. 231 НК РФ.
Подробнее о порядке возврата излишне удержанного НДФЛ читайте в статье «Возврат излишне удержанного НДФЛ» (электронный журнал «Зарплата», 2011, N 4).
Таким образом, удержанные (возвращенные сотрудником) из заработной платы суммы отпускных уменьшают базу по страховым взносам текущего отчетного периода и не признаются ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных.
Если при окончательном расчете с работником образовалась отрицательная сумма доначислений, работодателю придется скорректировать сведения в формах:
- СЗВ-6-1 (утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п);
- СЗВ-6-2 (в ред. Постановления Правления ПФР от 07.07.2010 N 166п).
Отчетные формы, скорректированные за период, когда сотруднику был предоставлен отпуск авансом, работодатель будет сдавать в ПФР вместе со сведениями за отчетный период, в котором он удержал отпускные за неотработанные дни отпуска.
При этом сумма начисленных за отчетный период взносов, указанная в форме АДВ-6-2 (в ред. Постановления Правления ПФР от 24.03.2011 N 59п), должна совпадать с показателем, приведенным в форме РСВ-1 ПФР.