Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.
Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:
- Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
- Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Табель учета рабочего времени необходим:
- для соблюдения установленных сотрудникам норм рабочего времени. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом ТК РФ и иными федеральными законами работникам могут устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени, режим неполного рабочего времени, а также работа за пределами предусмотренной продолжительности (сверхурочная работа);
- для учета и контроля фактически отработанного и (или) неотработанного рабочего времени. Прежде всего, обязанность работодателя вести учет фактически отработанного сотрудниками рабочего времени установлена ст. 91 ТК РФ. Он может вести:
- поденный учет — когда у работника одинаковая продолжительность рабочего дня;
- еженедельный учет — когда продолжительность ежедневной работы сотрудника разная, но за неделю составляет продолжительность, установленную ТК РФ или иными нормативными правовыми актами;
- суммированный учет — когда ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени может быть различной, но за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов. При этом нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Порядок ведения суммированного учета рабочего времени может предусматриваться отраслевыми соглашениями (например, Отраслевым соглашением по учреждениям, органам и предприятиям уголовно-исполнительной системы на 2011 — 2013 годы). В любом случае такой порядок должен устанавливаться правилами внутреннего трудового распорядка.
В целях контроля за отработанным сотрудником временем работодатель должен фиксировать время отсутствия сотрудника на работе в периоды отпуска, больничного, командировки, отстранения от работы, прогула и т.д.;
- для расчета средней заработной платы и оплаты труда работника. Одной из основных обязанностей работодателя, установленных ТК РФ, является выплата в полном размере причитающейся работнику заработной платы в сроки, предусмотренные в соответствии с ТК РФ, коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 22 ТК РФ). Заработная плата работнику устанавливается в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда.
Примечание. Особенности порядка исчисления средней заработной платы определяются Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, а также отраслевыми соглашениями и инструкциями, не противоречащими законодательству.
Особенности заполнения табеля форма по ОКУД 0504421
Прямое предназначение данного табеля – учет рабочего времени, но при этом он имеет название «Учет использования рабочего времени», в документе идет полное отражения режима работы бюджетного учреждения.
В нем иногда существуют подобные записи:
- Выходные по учебе;
- Учебный отпуск;
- Замещение в группе продленного дня.
Ведется бланк форма 0504421 согласно общепринятым стандартам:
- Имеется только один экземпляр;
- Открывается за 2 – 3 дня до начала расчетного периода;
- Ведется согласно унифицированной форме без изменений;
- В конце периода подписывается руководителем.
В данном документе доступно использование сплошной для обозначения явки или неявки с обозначением отклонений.
Для чего требуется вести табель учета рабочего времени
Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.
В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.
Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.
Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.
Что вносят в табель учета рабочего времени
Сотрудник, заполняющий табель, обязан следить за правильностью введенной информации. За внесение недостоверных данных ему грозит административная ответственность. Именно поэтому, когда кто-то из сотрудников не вышел на работу, но просит поставить отметку, ответственному работнику стоит задуматься, нужны ли ему эти неприятности.
В табель ежедневно должна вноситься вся информация о том, как сотрудник потратил рабочие часы:
- рабочее время;
- опоздания и прогулы;
- различные форс-мажорные ситуации, связанные с нецелесообразным использованием трудового времени;
- отпуск;
- забастовки;
- простои;
- временная потеря трудоспособности;
- сокращение трудового дня;
- выходные и ночные часы;
- сверхурочное и праздничное время;
- дополнительные характеристики.
Виды табелей учета рабочего времени и их различия
Существует две унифицированные формы бланков Т-12 и Т-13, но не запрещается разработать свою. Собственная форма должна соответствовать требованиям Закона №402-ФЗ. Выбранная форма фиксируется приложением к приказу в документообороте компании.
Форма Т-12 обычно используется на предприятиях, где отсутствует автоматический учет нахождения сотрудника на рабочем месте. В этой форме так же учитываются произведенные выплаты.
Форма Т-13 предназначена для компаний с автоматизированной системой учета рабочего времени, например, проходная система на заводах. Эта форма сокращает временные затраты, так как форма не отражает данные по зарплате.
Обе формы имеют графы учета отсутствия на рабочем месте с указанием причины невыхода, переработок, командировок или простоя производства.
На основании данных учета рабочего времени производится начисление заработной платы сотрудникам компании. Здесь учитываются тарифные ставки окладов, в соответствии с сеткой должностных окладов и фактически отработанное время.
Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:
- Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
- Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
- Расшифровка подписей.
- Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.
Чем предусмотрен табель
ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.
Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.
С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.
ВАЖНО!
Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.
Применять для фиксирования отработанных часов табель учета по форме 0504421 могут также и частные компании.
С 1 января 2013 года законодательством не оговаривается обязанность заполнения конкретных форм первичных бланков, разрешается использовать любые удобные образцы.
Коммерческие организации вправе самостоятельно решить какой именно бланк им использовать для мониторинга присутствия сотрудников на рабочем месте: Т-12, форма 0504421 или иной бланк, разработанный собственными силами.
Форма документа не важна, кроме бюджетных учреждений, но его присутствие в документации хозяйствующего субъекта обязательно.
Статья 91 Трудового Кодекса обязывает работодателя контролировать и отслеживать явки и неявки персонала.
Правила заполнения табеля
Прежде всего отметим, что ведение табеля в учреждении может поручаться как определенному работнику, так и другим лицам. Как правило, эта работа осуществляется сотрудником отдела кадров, а в некоторых учреждениях — бухгалтером. Однако, если организация достаточно большая, обязанность по ведению табеля может возлагаться на начальников подразделений и отделов, их заместителей или других лиц. В медицинских учреждениях, например, табель ведут старшие медицинские сестры.
Обязанность по ведению табеля прописывается в должностной инструкции работника, который должен быть ознакомлен с ней при поступлении на работу.
Если же при приеме сотрудника на работу эта обязанность не была указана в должностной инструкции или трудовом договоре с работником, следует заключить с ним соглашение к трудовому договору. Это делается или в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ, когда работнику с его письменного согласия предлагается выполнять дополнительную оплачиваемую работу, или на основании ст. 72 ТК РФ (изменение условий трудового договора).
Согласно Указаниям обязанность по ведению табеля возлагается на работника путем оформления соответствующего приказа руководителя.
Табель открывается ежемесячно за два — три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Обратите внимание! В большинстве учреждений табели заполняются один раз в месяц. Однако, поскольку в силу ст. 136 ТК РФ заработная плата выдается не реже чем каждые полмесяца, табель рекомендуется составлять также два раза в месяц.
УказаниямиУказаниями установлено, что запись в табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (по учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда). Документами по учету кадров в первую очередь являются приказы по личному составу.
Примечание. При трудоустройстве каждому сотруднику присваивается табельный номер. Если лицо работает на условиях внутреннего совместительства, ему присваивается второй табельный номер.
Документами, подтверждающими режим работы сотрудников, могут быть также заявления работников, приказы работодателя, графики сменности и т.п. Отметка о неявке работника также вносится в табель на основании документов: справки о выполнении работником государственных или общественных обязанностей, листка нетрудоспособности, приказа о предоставлении сотруднику отпуска или его отстранении от работы и др., а в случае прогула — акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) или более четырех часов, объяснительной записки работника, приказа руководителя.
Табель заполняется методом отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки указываются также часы работы в ночное время.