Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Архивы технической и строительной документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
На какие диски и как записывать?
Формат записи информации на электронном носителе должен соответствовать общедоступным форматам (например, pdf, tiff, используемым в Microsoft Office).
Если используются диски, то чаще всего это CD-R и DVD-R (а не CD-R W и DVD-RW). Сокращение -RW (-Rewritable) переводится как «перезаписываемый». Отличие дисков CD-R от CD-RW заключается в том, что информация на диске CD-RW может быть полностью стерта, а затем записана заново, в то время как диски CD-R позволяют записывать данные только один раз. Разница между DVD-R и DVD-RW аналогичная.
При выборе дисков обратите внимание на следующие:
- «Archive Gold CD-R» и «Archive Gold DVD-R», выпускаемые компанией Mitsui Chemicals (MAM-A);
- «Kodak Preservation CD-R» и «Kodak Preservation DVD-R», выпускаемые компанией KMP Media LLC, обладающей правом использовать торговую марку Kodak.
Могут быть и иные носители, предназначенные для длительного хранения данных, не только диски. Выбор носителя диктуется прежде всего техническим оснащением архива – наличием средств для их последующего чтения. Но в этой статье мы в основном рассказываем именно о хранении информации на дисках, потому что такой опыт у нас есть.
Перед записью на диск рекомендуем выполнять антивирусную проверку информации.
Способ записи информации на диски – «Disc at Once» («диск сразу»), способ записи «Multisession» (мультисессия) не допускается. Причин несколько:
- режим записи «Disc at Once» записывает диск сразу от начала до конца без перерывов: сперва специальную информацию, отмечающую начало записи, затем непосредственно данные, а в конце – финальную информацию. Этот метод предпочтителен для изготовления мастер-диска, с которого потом будет вестись тиражирование;
- режим записи «Multisession» позволяет дозаписывать диск, то есть добавлять новую информацию к ранее записанной. Каждая сессия содержит запись начала сессии, затем – сами данные и финальную информацию о сессии. При этом информация о структуре предыдущих записей копируется в новую сессию и может быть исправлена – пользователь может уничтожить информацию о структуре ненужных ему или устаревших записей. Это означает, что появляется возможность «стирать память о существовании ненужной» информации на диске, хотя на самом деле физически она продолжает оставаться там и может быть восстановлена с помощью специального программного обеспечения. Кроме того, неоптимально расходуется объем диска: на отделение одной сессии от другой каждый раз теряется около 13,5 Мб.
Техническое решение «Архивы технической и строительной документации» позволит реализовать возможности архивного учета, сократив временные и трудовые издержки на работу с архивными документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде. Использование позволяет достичь следующий эффект:
-
Для работников архива:
- автоматизировать учет архивных документов;
- контролировать комплектность архивных документов;
- гибко разграничивать доступ к архивным документам;
- обеспечить сохранность (уменьшить физический износ) оригиналов бумажных архивных документов за счет предоставления пользователям архива электронных копий документов.
-
Для сотрудников организации:
- осуществлять самостоятельный поиск архивных документов;
- сократить время на поиск и работу с архивными документами за счет использования электронных копий бумажных документов.
Прием электронных документов на хранение в архив
От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.
Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
Документы на электронных носителях принимаются в архив в упорядоченном состоянии в двух экземплярах – на резервной и рабочей единицах хранения – с соответствующим научно-справочным аппаратом, выполненном в электронном виде и на бумажном носителе, и другой сопроводительной документацией.
Архив осуществляет прием документов на электронных носителях и научно-справочного аппарата к ним в соответствии с планом-графиком, составленным с учетом установленных сроков передачи электронных документов на постоянное хранение, согласованным с организациями – источниками комплектования.
Документы на электронных носителях от организаций – источников комплектования государственной формы собственности в архив поступают в обязательном порядке. Сроки и условия приема документов на электронных носителях от негосударственных организаций и частных лиц определяются в соглашении (договоре).
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 21.1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации
ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и/или по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
6.3 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:
— размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
— порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
6.4 В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
6.5 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
«Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
«Восстановлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник N …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N …» в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
Требования к хранению электронных документов
Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.
Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например, уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенными носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.
Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.
Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря, на сегодняшний день, все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.
Согласно другому документу — Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций-, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.
Электронный медицинский архив
Стремительно развиваясь, цифровые технологии прочно вошли в нашу жизнь. Не осталось без внимания и здравоохранение. Поначалу компьютер использовался для печати документов, которые подшивались в истории болезней. Количество бумаг росло, часть из них терялась и не подлежала восстановлению.
С развитием информационных технологий появилась возможность создавать, вести и хранить индивидуальные медицинские карты в электронном виде. Такая форма учета персональных данных гарантирует их сохранность, конфиденциальность, быстрый поиск и удобство работы.
Электронный медицинский архив (ЭМА) – это цифровое хранилище файлов, содержащих персонифицированные медицинские карты одного медучреждения и программное обеспечение, необходимое для ведения учетных записей. Система ЭМА включает классификаторы и справочники, систему поиска, средства навигации, визуализации, идентификации и проверки электронно-цифровой подписи.
Способ управления информацией в ЭМА, ее хранение, разграничение прав доступа и порядок информационного обмена регламентируются медицинским учреждением или вышестоящей организацией.
Как оборудуется архивохранилище
Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.
Во время его оснащения учитываются следующие правила:
- помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
- не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
- не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
- комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
- обязательно оборудуется вентиляционная система;
- в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.
Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.
Что делать, если документация утеряна?
Действующими правилами предусмотрен определенный порядок передачи документов на многоквартирный дом (например, при смене УК), который призван не допустить утери бумаг. Основополагающими являются следующие моменты:
- при передаче функций по управлению многоквартирным домом новой УК документы предоставляются в течение 30 дней;
- передаваемый пакет документов должен соответствовать полному перечню, а при отсутствии какой-либо бумаги необходимо заняться ее восстановлением;
- ответственность за проверку полноты и актуальности предоставленных документов возлагается на ту компанию, которой передаются функции по управлению домом.
Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?
На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырёх лет до пяти.
Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.
📌 Реклама Отключить
В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.
Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.
Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.
Закреплена обязанность пять лет хранить справки:
— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
— о состоянии расчётов с бюджетом.
Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
📌 Реклама Отключить
Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.
Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?
Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.
Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.
Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.
Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.
📌 Реклама Отключить
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?
Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. 📌 Реклама Отключить
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
📌 Реклама Отключить
Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.
- 1.1. Сроки хранения подлинников документов в проектных организациях устанавливаются министерствами и ведомствами в перечнях документов, согласованных с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
Подлинники документов отбираются на государственное хранение или уничтожение, как не имеющие научной ценности и потерявшие практическое значение, в соответствии с инструкциями, положениями и правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР, утвержденными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
- 1.2. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учета подлинников документов, находящихся на ведомственном хранении, и отбором их на государственное хранение, осуществляют министерства и ведомства, а также архивные учреждения системы Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
3.1 В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 21.1001, ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1
|
электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством. [ГОСТ 2.001-93, статья А.3] |
Приложение Б (справочное). Пример заполнения граф карточки учета по форме 1
Приложение Б
(справочное)
|
Лист 3 |
Стадия Р |
Наименование объекта и место строительства |
Шифр объекта |
||
|
Продолж. на листе 4 |
Форма выпуска Б* |
Н-ский автокомбинат |
2504 |
||
|
Инв. номер |
Дата поступления |
Обозначение |
Наименование |
Кол. |
Особые отметки |
|
3578 |
17.03.2008 |
2504-2-КЖ файл |
Конструкции железобетонные |
68 |
|
|
Каркасы пространственные |
|||||
|
3579 |
То же |
2504-2-КЖ.И-КП1 |
КП1 |
1 |
Изм.1, N 5-08, 01.05.2008 |
|
3580 |
« |
2504-2-КЖ.И-КП2 |
КП2, КП2-01 |
2 |
|
|
Изделия соединительные |
|||||
|
3581 |
« |
2504-2-КЖ.И-МС1 |
МС1-01, МС1-02 |
1 |
|
|
3582 |
« |
2504-2-КЖ.И-МС4 |
МС4 |
1 |
|
|
3615 |
25.04.2008 |
2504-2-АР файл |
Архитектурные решения |
45 |
|
|
3661 |
10.06.2008 |
2504-2-ОВ файл |
Отопление и вентиляция |
24 |
|
|
3662 |
11.06.2008 |
2504-2-ОВ.С |
Спецификация оборудования, изделий и материалов систем отопления и вентиляции |
10 |
|
[1] |
Федеральный закон от 27 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» |
|
[2] |
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения(утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182, зарегистрирован Минюстом РФ N 10194 от 27 сентября 2007 г.; введен в действие 23 ноября 2007 г.) |
Комиссия составляет опись, передаваемых на хранение в архив предприятия документов, в которой находится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем предприятия.
Опись дел для постоянного хранения отличается от описи дел долговременного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения.
Все металлические предметы (скобки, скрепки) удаляются, во избежание появления ржавчины.
Документы оформленные на листах формата 24 хранят в развернутом виде, документы большего формата хранятся в свернутом состоянии на скалках.
Типовые проекты хранят сформированными в книги 11 формата с жесткой обложкой. В них могут входить рабочие чертежи, экспертные заключения и т.д.