Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Абсолютно все категории, установившие лимит денег в кассе, обязаны соблюдать его, то есть работать без превышения лимита кассы на момент закрытия смены. Если организация относится к малому бизнесу, то расчет лимита остатка наличных денег в кассе ей делать не обязательно. Если приказ был составлен ранее, то в таком случае предприниматель обязан составить приказ об отмене лимита кассы.
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Завышение и занижение лимита
Завышение или занижение лимита может произойти намеренно или непроизвольно. Например, бизнесмен допустил ошибку в расчетах. При этом итоговая сумма может оказаться как больше, так и меньше правильной.
Занижение итоговой суммы создает лишние проблемы для предприятия ― влечет за собой дополнительные расходы на инкассацию. Завышенный лимит может обернуться штрафом.
Если налоговый инспектор обнаружит, что предельная сумма наличных, которые можно оставить на ночь, больше, чем нужно, он не будет разбираться, намеренно это сделано или нет. Поэтому рекомендуем проверять себя при расчетах. Во время проверки ФНС руководствуется финансовыми данными предприятия за последние два месяца. Определить размер наличных, полученный за этот период, просто. Достаточно снять отчет по онлайн-кассе.
Автоматические расчеты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Основы расчета при использовании формул
В зависимости от варианта установления лимита применяют две разные формулы расчета:
- по выручке. В основе расчета лежат данные по сумме выручки компании за установленный период времени;
- по расходам. В основе расчета лежит величина сумм расходов за период времени.
Важно! Если компания имеет обособленные подразделения (филиалы), которые сдают выручку в головной офис, то расчет суммы лимита должен производиться из суммы общего лимита в произвольном варианте без применения формул по каждому подразделению. Для определения значений применяют алгоритм:
- устанавливают общий лимит для головного офиса по требуемой формуле;
- общий лимит в произвольном характере распределяется между филиалами;
- издается внутренний приказ о распределении общего лимита между обособленными подразделениями.
Наиболее часто задаваемые вопросы
Вопрос № 1. Чем опасно завышение суммы лимита?
Ответ: Этот вариант используется чаще, однако, ответственность и последствия жестче. Завышение сумм карается штрафами со стороны налоговиков. Они могут составлять 5 т.р. на должностное лицо, 50 т.р. на саму организацию.
Вопрос № 2. Что плохого в занижении суммы лимита?
Ответ: Такая процедура не очень удобна с точки зрения практики, так как деньги в банк надо будет сдавать чаще, чем обычно, или снимать их с расчетного счета. Как результат: трата времени и допрасходы на комиссию банка.
Вопрос № 3. Что относят и не относят к выручке при расчете лимита по суммам поступлений?
Ответ: К кассовой выручке относят:
- деньги от проданных товаров;
- средства от оказания услуг;
- средства, полученные при выполнении работ;
- денежные ресурсы, полученные по предоплате или как аванс за товар.
К суммам выручки не относят:
- займы и полученные по ним проценты;
- штрафы, которые получены от контрагентов за нарушение договорных условий;
- суммы, которые образовались как переплата от поставщиков;
- средства – взносы в уставной капитал;
- финансовые ресурсы, которые получены безвозмездно;
- вклады и инвестиции в имущество компании.
Вопрос № 4. Что относят к суммам расходов при варианте расчета лимита по затратам?
Ответ: К величине расходов при расчете лимита следует относить:
- суммы на оплаты труда сотрудников;
- суммы в виде матпомощи работникам;
- выходные пособия, выплаты по сокращению и прочие социальные расходы на работников;
- суммы вознаграждений по договорам ГПХ;
- социальные пособия;
- командировочные расходы;
- компенсации за применение личного имущества в работе;
- алиментные выплаты;
- дивидендные суммы.
Лимит на кассе утверждается руководителем организации. Для этого издается соответствующий приказ или локальный нормативный акт. Документ создается в произвольной форме, но должен содержать обязательную информацию:
- дату введения ограничения в действие;
- размер лимитированной суммы;
- перечень лиц, ответственных за соблюдение кассовой дисциплины;
- экономическое обоснование (расчет).
ИП и представители малого бизнеса могут не утверждать распорядительный документ, содержащий данные об установленном лимите наличности на кассе.
Понятие, назначение и выбор кассового аппарата
ККМ – это оборудование, которое позволяет осуществлять надзор и контроль со стороны налоговой и др. государственных органов, а также отследить движение наличности, полученной фирмой от продажи товаров или оказания услуг. ККМ для ИП применяются при осуществлении розничной торговли товарами или оказанием услуг. Она помогает вести учет ценностей предприятия и собирать данные для составления отчетов.
Возникает вопрос, как выбрать кассовый аппарат для ИП и сколько он будет стоить. Здесь нужно обратить внимание на несколько важных пунктов и понять какие из них будут нужны для организации деятельности, а без которых можно обойтись:
- Вес изделия (выбор зависит от места торговли);
- Скорость печати чеков;
- Дополнительные функции (при небольшом бюджете можно вполне обойтись без них);
- Подключение сопутствующих устройств таких, как электронные весы, устройство сканирования штрих кодов и считывания банковских карт;
- Энергонезависимость (нужная функция, необходимая для обеспечения торговли через курьера);
- Температура и прочие физические режимы работы (важно для ИП, которые находятся и работают на местах с постоянными перепадами температур или в суровых климатических условиях).
Нужно ли регистрировать кассовый аппарат для ИП после его выбора?
Да, иначе, если регистрации не будет при проверке, владельцу будет выписан штраф (регистрация будет включать в себя постановку на учет в реестр). Далее нужно будет установить технику и проверить ее. После ввода в эксплуатацию, срок службы кассы будет составлять 7 лет.
В какие сроки предприятия и предприниматели обязаны обеспечивать проверку исправности ККТ?
Законодательством установлены сроки: 3 месяца – для внешней проверки, очистки и тестирования и 1 год – для полной проверки исправности и работоспособности устройства.
Обязателен ли кассовый аппарат для ИП, ведущих торговлю через интернет?
Да, потому что они не входят в категорию исключений. Если рассматривать лимит, то в 2023 году ИП имеет полное право от него отказаться.
Подведем итоги в вопросе, нужна ли касса для ИП: исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что техника рекомендована всем, но обязательно необходима только нескольким категориям ИП.
Расчет лимита кассы по выручке
Важно! Лимит кассы устанавливают в полных рублях, а полученные суммы округляют по математическим правилам.
Если в компании есть подразделения, которые самостоятельно не сдают наличные в банк, а отправляют в главный офис, то лимит рассчитывается исходя из выручки всех подразделений. Для расчета используется формула:
Л = НП / РП х ПС, где
Л – лимит остатка денежных средств в кассе, рублей;
НП –наличные денежные средства, поступающие в течение расчетного периода в кассу, рублей;
РП – число дней расчетного периода;
ПС – число дней между сдачей наличных в банк.
Какой период будет расчетным, компания вправе определить сама, но при этом следует помнить, что он не должен превышать 92 рабочих дня. Учитываются именно рабочие дни, иначе рассчитанный лимит может получиться в завышенном размере. Наличные в банк компания может сдавать не реже 1 раза в 7 или 14 рабочих дней (если компания расположена в населенном пункте, где нет банка).
Пример расчета
В ООО «ВЕГА» 5-дневная рабочая неделя. Для расчета лимита кассы на 2023 год используются показатели 4 квартала 2018. Поступившая в кассу за данный период времени выручка составляет 1 000 000 рублей. Количество рабочих дней в расчетном периоде составляет 65 дней. Сдача наличных происходит раз в 3 дня. И Произведем расчет лимита кассы:
1 000 000 / 65 х 3 = 46 154 рублей.
Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.
Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.
Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
Выполнение наличных расчётов
Использование денег при расчёте с поставщиками, подрядчиками допускается законом при выполнении условия, что сумма сделки не превышает определённую величину. В рамках одной сделки предел суммы составляет 100 000 рублей. Ограничение действует, если обе стороны являются юридическими лицами. Если хотя бы одно является физическим лицом, кассовая дисциплина для ООО ограничения не предусматривает.
Выдача зарплаты, командировочных, подотчётных сумм ограничения не имеет. Только в случаях. когда физическое лицо выполняет действия от имени предприятия, на которые выдана доверенность.
Есть траты, где запрещается использовать наличные финансовые средства. Это платежи за арендуемое помещение, выплаты держателям акций (дивиденды), процентов по кредиту.
Ограничение наличных расчетов
Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.
Если вы оплачиваете товары или услуги наличными деньгами, то можете выдать подотчетному лицу любую сумму для оплаты, при условии, что лимит в 100 тыс. рублей в рамках одного договора будет сохраняться. Например, вы направили своего менеджера по разным адресам: купить материалы для производства, оплатить какие-либо услуги, заказать выполнение работ. Если по каждой из этих сделок сумма не превышает 100 тыс. рублей, то вы можете выдать ему до 300 тыс. рублей.
Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.
Контроль за ведением кассовых операций
До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?
- Учет наличных денег в кассе.
- Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
- Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
- Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:
- на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Что надо знать о работе с ККТ
Требования к применяемой в 2020–2021 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.
С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.
Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.
Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».
Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.
Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».