Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Как правильно организовать инвентаризацию?

Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:

• Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.

• Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.

• Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.

• Оформление результатов инвентаризации (документальное).

Кто входит в инвентаризационную комиссию

Согласно законодательству включать в число проверяющих можно абсолютно любых работников, кроме тех, что непосредственно несут материальную ответственность за ценности. Если в числе будут МОЛ, то процедуру можно признать недействительной из-за наличия нарушений. В случае разбирательств судебная практика аннулирует мероприятие и придется проводить его повторно, устранив все недочеты.

Инициирующая сторона, собственно, сам директор предприятия не должен входить в состав. Если, кроме него, никого не значится в штате, привлекаются сторонние аудиторы, предоставляющие услуги аутсорсинга.

На должность председателя обычно назначаются бухгалтера, экономисты, работники администрации. А среди других членов — любые сотрудники.

В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?

Проведение инвентаризации в учреждениях обязательно (п. 80 СГС «Концептуальные основы»):

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);

• в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ и нормативными правовыми актами РФ.

Среди основных целей, которые ставятся:

• подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
• проверка правильности выведения результатов;
• выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
• вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
• контроль правильности информации;
• если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:

• инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
• принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
• инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

• получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
• обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
• проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.

При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.

Какие документы нужны?

Инвентаризация при смене головы проводится после оформления соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об описи необходимо указать: место осмотра, конкретные даты, основание для проверки описи, состав комиссии.

В ходе проверки членами комиссии оформляется ряд документов, в том числе.:

• Инвентарные списки ОС (№ ИНВ-1), нематериальных активов (№ ИНВ-1а), товаров и материальных ценностей (№ ИНВ-3) и т.д.,

• Отчеты расчетной инвентаризации (№ ИНВ-17),

• При обнаружении расхождений между реальным состоянием и данными бухгалтерского учета составляются сравнительные таблицы (например, № ИНВ-18 для нематериальных активов, № ИНВ-19 для ТМЦ).

Итоговым документом является «Отчет о результатах инвентаризации», который можно заполнить по форме №. ИНВ-26.

Применение ФСБУ 28/2023

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» применяется с 1 апреля 2025 года, при этом организация может принять решение о применении нового стандарта до указанного срока.

Соответственно, с названной даты не действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.07.1995 № 49. Положения иных нормативных правовых актов, связанные с вопросами инвентаризации, с 1 апреля 2025 года применяются в части, не противоречащей ФСБУ 28/2023 (например, п. 26–28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Поскольку организация вправе начать применять ФСБУ 28/2023 досрочно, то есть до 1 апреля 2025 года, при принятии решения о раскрытии данного факта в бухгалтерской отчетности организации необходимо учитывать существенность информации о нем с точки зрения пользователей бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2024 год проводится по старым правилам, за исключением случая, когда организация решит начать применять ФСБУ 28/2023 досрочно.

Инвентаризационная комиссия

Для обязательного проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия экономического субъекта. При большом объеме работ для одновременного обязательного проведения инвентаризации всех объектов могут создаваться несколько инвентаризационных комиссий. Распределение обязанностей между такими комиссиями и порядок их взаимодействия устанавливаются руководителем экономического субъекта.

Обратите внимание:

Не допускается включение в состав инвентаризационной комиссии лиц, на которых возложена материальная ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией.

Допускается не создавать инвентаризационную комиссию для обязательного проведения инвентаризации в следующих случаях:

• если работниками экономического субъекта являются только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель;

• если экономический субъект заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором;

• если инвентаризация проводится ревизионной комиссией экономического субъекта при условии, что его уставом предусмотрено создание такого органа, а также уставом либо иными документами экономического субъекта на этот орган возложены полномочия по проведению инвентаризации.

Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава

Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.

Нормативный акт	Краткое описание
Положение по ведению бухучета и отчетности в РФ, ч. 2 (приказ Министерства финансов РФ N 34н, редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)	Ведение бухгалтерского учета, инвентаризация имеющегося имущества, финансовых обязательств
Методические указания по части инвентаризации (приказ Министерства финансов РФ № 49, редакция от 08.11.2010)	Порядок осуществления, оформления
ФЗ № 402 «О бухучете» от 2016г. (гл. 2, ст.11)	Обобщенные требования к инвентаризации
Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция	Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение

Как правильно организовать инвентаризацию?

Проведение инвентаризации при смене менеджера включает следующие шаги:

• Выдача распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.

• Устанавливайте остатки на дату инвентаризации, группируя материальные активы в порядке, удобном для подсчета.

• Проверять. Если провести инвентаризацию за один день не удалось, ее завершение переносится на следующий день. В этом случае председатель комиссии должен опечатать все помещения, подлежащие осмотру. Если в описи были обнаружены ошибки, следует немедленно провести контрольную проверку и внести исправления в документы.

• Запись результатов инвентаризации (документальная).

Далее следует подготовка и подписание акта приема-передачи файлов.

Акт приема-передачи дел

Процедура передачи дел новому руководителю осуществляется, в том числе, по результатам инвентаризации. Передаточный акт оставлен в произвольной форме, поскольку единая форма не была принята на законодательном уровне. В этом документе перечислены все бухгалтерские, учредительные и другие юридические документы, которые бывший начальник соглашается передать своему преемнику. Он также фиксирует передачу ценностей, оргтехники, ключей от помещений, сейфов, печатей компании, ключей ЭЦП и т.д.

Подготовьте две копии акта (по одной с каждой стороны). Передача осуществляется в присутствии всех членов установленной комиссии. Если при проверке или при передаче дел были обнаружены нарушения, это необходимо зафиксировать в акте. Этот документ послужит важным доказательством того, есть ли у нового директора какие-либо претензии к лицу, ранее занимавшему эту должность.

Передача дел при смене генерального директора, инвентаризация, образец акта приема-передачи

Обязательной процедурой при смене директора является передача от старого директора новому учредительных и иных документов компании, за которую несет ответственность руководитель. Объем передаваемой документации может различаться в зависимости от размеров компании и выполнения директором ООО иных функций (кадровых, правовых, финансовых). Помимо собственно документации должны быть переданы бланки организации, печати, штампы, ключи от сейфов, пароли и т. п. Документом, подтверждающим факт передачи и фиксирующим перечень переданных бумаг, является акт приема-передачи. Образец акта приема-передачи при смене руководителя вы можете скачать на нашем сайте. Форма не меняется уже несколько лет, так что образец актуален.

Среди основных целей, которые ставятся:

• подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
• проверка правильности выведения результатов;
• выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
• вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
• контроль правильности информации;
• если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:

• инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
• принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
• инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

• получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
• обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
• проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.

При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.

Приказ о проведении инвентаризации

Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Инвентаризация имущества и обязательств – это процесс проверки и документального подтверждения их наличия, состояния и оценки (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Инвентаризация бывает обязательной и добровольной. Проведение инвентаризации обязательно, в частности (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.

В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?

Проведение инвентаризации в учреждениях обязательно (п. 80 СГС «Концептуальные основы»):

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);

• в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ и нормативными правовыми актами РФ.

Проведение инвентаризации при смене руководства

Обобщенные требования к инвентаризации Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение Первостепенной задачей инвентаризации при замене главы организации (либо ее собственника) является проверка:
▪ реального наличия имущества, включая находящегося на ответственном хранении, неучтенного и его остатков (средства, товары, продукция в готовом виде, финансовые и капитальные вложения, нематериальные и другие активы);
▪ состояния всех видов финансовых обязательств (резервы, займы, кредиторские и дебиторские обязательства, прочие пассивы);
▪ полноты, достоверности соответствующих сведений по бухучету.

Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации.

Глава организации — лицо, которое несет полную материальную ответственность, оттого при его замене предусматривается прохождение инвентаризации. Организация здесь — действующее согласно российским законам юрлицо (за исключением банков). Рассмотрим в статье, как проходит инвентаризация при смене руководителя организации, какие документы нужно составлять, в какие сроки.

Методическими указаниями по части инвентаризации устанавливается ревизия основных средств раз в 3 года, фондов библиотек — единожды за 5 лет.

Для справки. Согласно ГК РФ различают следующие сроки исковой давности: — общий, равный трем годам (ст.Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.

Инвентаризация при смене материально-ответственных лиц проводится в следующем порядке. В первую очередь руководитель учреждения издает приказ о проведении обязательной инвентаризации. В нем содержатся ее причины, состав комиссии (с выделением председателя), сроки проведения, а также перечень ценностей, доверенных указанному материально-ответственному лицу (МОЛ).

Необходимость инвентаризации при смене директора

При смене директора в организации необходимо провести инвентаризацию активов и материальных ценностей. Это важная процедура, которая позволяет установить наличие и состояние имущества, а также защитить интересы учреждения и нового руководителя.

Инвентаризация при смене директора осуществляется на основании нормативных документов, таких как инструкция по инвентаризации активов и материальных ценностей и правила ведения учета имущества. Также важно учесть требования трудового законодательства и локальных нормативных актов, регламентирующих процедуру смены руководителя.

Основные шаги и документы, связанные с инвентаризацией при смене директора:

1. Составление акта инвентаризации активов. Данное документальное подтверждение позволяет учесть наличие и состояние имущества, а также определить его стоимость. В акте указываются все активы, включая недвижимость, оборудование, транспортные средства, товары на складе и другие ценности.
2. Уведомление о проведении инвентаризации. Новый директор должен официально уведомить бывшего руководителя о необходимости проведения инвентаризации. Это позволяет обеспечить прозрачность и ответственность в процессе передачи имущества.
3. Создание инвентаризационных комиссий. Для проведения инвентаризации могут быть созданы комиссии, состоящие из представителей разных участков или подразделений организации. Это позволяет более эффективно контролировать и проверять имущество.
4. Оформление актов перехода активов. При передаче имущества от старого директора новому составляются акты перехода активов. Эти документы подтверждают факт передачи и принятия имущества и могут понадобиться в дальнейшем для аудита или проверки со стороны контролирующих органов.
5. Сдача-прием трудовых документов. В процессе смены директора также осуществляется передача трудовых документов, включающих в себя трудовые книжки, трудовые контракты, приказы и другие документы, связанные с трудовыми отношениями.

Нормативные основы, регулирующие инвентаризацию при смене директора, включают, например:

• Постановление Правительства РФ от 10 декабря 2023 г. № 1306 «Об утверждении типового положения о бюджетном учреждении»
• Инструкцию по инвентаризации активов и материальных ценностей
• Локальные нормативные акты, принятые организацией

Таким образом, инвентаризация при смене директора является неотъемлемой частью процесса передачи власти и управления организацией. Она позволяет установить фактическое наличие и состояние активов, обеспечивает прозрачность и ответственность в передаче имущества, а также защищает интересы учреждения и нового руководителя.

Похожие записи:

• В 2023 году в каких месяцах люди получили сертификат как молодая семья
• Как не платить проценты по займу
• с какого года гаи переименовали в гибдд