Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего может понадобиться копия трудовой книжки заверенная работодателем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.
Куда нужна копия трудовой книжки?
Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.
Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?
– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
– выписки из трудовой книжки;
– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).
Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.
Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».
Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?
Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки
Существует множество различных положений, в которых гражданину, ведущему трудовую деятельность, может потребоваться подтвердить данный факт.
Согласно действующим правилам, данные документы хранятся в кадровом отделе компании, где осуществляется трудовая деятельность. Получить этот документ можно только в день увольнения.
Это означает, что при появлении нужды передачи трудовой книги третьим лицам, составляется копия рассматриваемого документа.
Для того чтобы получить ксерокопию книги, работнику необходимо составить соответствующую заявку. В небольших частных компаниях, можно обратиться к руководителю лично. Срок составления данного документа составляет три рабочих дня, с момента получения заявки.
Важно обратить внимание на то, что выданная копия должна соответствовать определенным стандартам. Срок действия рассматриваемого документа составляет тридцать календарных дней.
Однако, если в течение этого времени в оригинальную книгу были внесены дополнения, полученная копия теряет свою юридическую силу.
На территории крупных компаний, оформлением документов работников занимаются представители кадрового отдела. Сотрудники этой структуры заполняют трудовые книжки работников и подготавливают их копии.
В небольших компаниях данную функцию выполняет главный бухгалтер или директор.
Согласно действующему законодательству, ксерокопия трудовой книги, заверенная руководителем, имеет ту же законную силу, что и оригинальный документ.
Заверенная копия трудовой может использоваться для предоставления государственным учреждениям и третьим лицам.
Как заверить копию трудовой книжки работника в 2023 году
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения.
Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей.
Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Документация для подтверждения трудового стажа
Копия трудовой книжки является надежным и юридически значимым доказательством факта работы на определенном месте и в определенном времени. Ее наличие позволяет предоставить достоверную информацию о периоде работы, должностях и заработной плате работника.
Кроме копии трудовой книжки, существует и другая документация, которая может использоваться для подтверждения трудового стажа. К ней относятся:
| Документ | Описание |
|---|---|
| Трудовые договоры | Копии трудовых договоров, в которых указан период работы, должность и заработная плата. |
| Справки из предыдущих мест работы | Документы, выданные работодателем, подтверждающие факт работы на предыдущих местах. |
| Платежные ведомости | Копии платежных ведомостей, где указаны заработная плата и ее размер в разные периоды работы. |
| Справки Пенсионного фонда | Документы из Пенсионного фонда, подтверждающие начисление трудового стажа. |
В случае утраты или повреждения оригинала трудовой книжки, наличие копий указанных документов повышает шансы получить новую книжку или восстановить утерянную.
Важно иметь в распоряжении полные и актуальные документы для подтверждения трудового стажа, так как они могут потребоваться в различных случаях, например при получении пенсии, льгот, компенсаций или приходе в новую организацию.
Расчет и учет заработной платы
Копия трудовой книжки позволяет вести точный учет выплат по каждому работнику. С ее помощью можно контролировать правильность начисления заработной платы, сверять данные о периодах работы и выполнении графиков работы.
При расчете заработной платы, копия трудовой книжки играет важную роль. На основе информации из нее производится начисление почасовой оплаты, оплаты за сверхурочные работы, доплат за особые условия труда и премий.
Учет заработной платы является неотъемлемой составляющей деятельности любой организации. Без наличия точной информации из трудовой книжки, невозможно провести правильный, законный и справедливый расчет заработной платы.
Копия трудовой книжки также позволяет сохранить историю трудовой деятельности сотрудника. Она может стать важным документом в случае возникновения споров или трудовых разногласий.
В конце рабочего периода или при смене места работы сотрудника, ведущая копия трудовой книжки остается в организации. Таким образом, она становится надежным источником информации о трудовой деятельности работника, а также является важным документом для решения вопросов связанных с начислением заработной платы.
Безусловно, копия трудовой книжки имеет высокую важность и значимость для предприятий, поскольку она позволяет контролировать и учитывать заработную плату, а также решать спорные вопросы, связанные с отношениями между работником и работодателем.
Удостоверение трудовой деятельности
Преимущества наличия удостоверения трудовой деятельности очевидны. Во-первых, это документ, который подтверждает стаж работы и квалификацию работника. Это может быть важно при поиске новой работы или при продвижении по карьерной лестнице. Работодатели могут требовать предоставление удостоверения при приеме на работу, чтобы убедиться в достоверности заявленного стажа.
Во-вторых, удостоверение трудовой деятельности позволяет работникам вести учет своей трудовой истории. Это особенно полезно в ситуациях, когда оригинальная трудовая книжка недоступна или утеряна. Благодаря удостоверению, работники могут иметь доступ к своим предыдущим местам работы и получить информацию о своем стаже и возможных наградах или поощрениях.
Кроме того, удостоверение трудовой деятельности является важным документом при получении и расчете пенсии. При подаче заявления на пенсию, работник должен предоставить документы, подтверждающие его трудовую деятельность. Удостоверение может быть использовано в качестве доказательства работы и стажа, что упрощает процедуру получения пенсии.
Таким образом, иметь копию трудовой книжки в виде удостоверения трудовой деятельности является важным и полезным. Оно помогает работникам подтвердить свой трудовой стаж и квалификацию, иметь доступ к своей трудовой истории и обеспечивает гарантии для будущих трудовых отношений.
Основные ситуации, когда она требуется
Чаще всего копия книжки требуется в следующих ситуациях:
- При направлении запроса в кредитную организацию о выдаче кредита или займа. С помощью этого документа банковские сотрудники убеждаются в том, что человек имеет официальную работу в определенной должности и работает уже определенное количество времени.
- При составлении резюме и поиске новой работы. Не всегда бывает легко вспомнить названия всех организаций, где человек был трудоустроен ранее. И тем более сложно определиться с датами приема и увольнения. Чтобы правильно составить резюме, а также подтвердить потенциальному руководителю ваш стаж и опыт работы предоставление копии книжки будет отличным вариантом при прохождении собеседования. В большинстве случаев требуется оригинал книжки, но если вы не готовы уволиться, а затем только искать работу, этот документ легко заменить копией.
- Для восстановления дубликата книжки. При утрате или порче книжки необходимо ее восстановление. Однако для внесения записей в дубликат, потребуется подтверждение каждой записи. Чтобы не запрашивать такую информацию у каждого работодателя, вы можете подтвердить ее копией своей книжки.
- Для предоставления в ПФР. При оформлении различных видов пособий, пенсий, от вас обязательно потребуют копию данного документа.
- Для оформления различных льгот и пособий в соцзащите. В некоторых случаях, чтобы получать определенные льготы, вам потребуется доказать, что вы трудоустроены и получаете доход.
- При судебных разбирательствах. Например, при расторжении семейного союза супруге иногда приходится подтверждать, что она трудоустроена и сможет обеспечить ребенку хорошую жизнь. Точно так же и отец должен подтвердить свое место работы и получаемые доходы, чтобы ему были назначены алиментные выплаты в пользу ребенка.
- Для оформления визы на въезд в другую страну. Копия будет свидетельствовать о том, что вы имеете постоянный доход, а также привязаны к данной стране работой.
Узнать о некоторых из этих случаев более подробно вы можете из представленного видео.
Интерес Федеральных служб
Но чиновники разных ведомств тоже стали её использовать для своих оценок по своим критериям. Недавно расформированная Федеральная миграционная служба почему- то требовала копию книжки для оформления заграничного паспорта. Службу ликвидировали, копия трудовой перестала быть необходимой, а загранпаспорта выдаются всем желающим.
Следующее ведомство, которое запрашивает копию ТК, – Пенсионный фонд. Вроде логично. Книжка, деятельность на ниве созидания, стаж, начисление пенсии.
«Но» заключается в том, что чиновники этого фонда имеют доступ к оригиналу трудовой книжки, который им предоставляет гражданин пред пенсионного возраста. Но просят и копию. Ещё одно место, где, бывает, и заинтересуются записями о труде, это Федеральная налоговая служба.
При подаче заявлений на социальные отчисления запрашивают копию трудовой книжки. Не отстают в своём желании поинтересоваться трудовой деятельностью гражданина России и сотрудники консульских отделов Посольств некоторых стран, например, Японии. В пакете документов на сдачу для получения визы в их страну значится и ксерокопия трудовой.
Обязательно заверенной.
Вообще, копии трудовой книжки хорошо иметь в достаточном количестве и раздавать, куда требуется. А в личных целях она нужна на случай утраты оригинала. Не обязательно книжка может быть утеряна самим владельцем.
Порча и пропажа не исключена и в месте её хранения, то есть в канцелярии предприятия, на котором работает гражданин. Но эти книжки подлежат восстановлению. И при наличии копии процесс значительно ускорится.
Как заверить трудовую книжку: правила оформления
Есть несколько важных моментов, как правильно заверить трудовую книжку:
- Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
- Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится:
- круглая печать;
- словосочетание «копия верна»;
- дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
- На последнем листе пишут: «работает по настоящее время». Рядом проставляется: круглая печать, подпись, должность и расшифровка ответственного лица.
- Нельзя осуществлять заверение трудовой книжки с исправлениями.
Проверьте правильность скопированных данных
После того, как вы сделали копию трудовой книжки, очень важно проверить правильность скопированных данных. Необходимо убедиться, что все записи соответствуют оригиналу.
Сравните каждую запись в копии с оригиналом трудовой книжки. Проверьте, что все важные детали правильно скопированы, такие как: даты приема на работу и увольнения, должности, оклады, отпуска и прочие параметры. В случае обнаружения ошибок, исправьте их в копии трудовой книжки.
Если записи в оригинале трудовой книжки пронумерованы, тщательно проверьте, что все номера соответствуют в копии. Если номерации нет, можно сделать свою собственную, чтобы лучше ориентироваться в копии.
Не забывайте также проверить, что все страницы копии трудовой книжки на месте и в нужном порядке. Если в оригинале есть вклеенные документы или приложения, убедитесь, что они также присутствуют в копии.
Итак, важно не только сделать копию трудовой книжки, но и проверить правильность скопированных данных. Это позволит избежать ошибок и сохранить точность информации в вашей копии книжки.
Копия трудовой книжки для чего может понадобится?
Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат. Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени. П. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы.
Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы.
Копия трудовой книжки: для чего требуется и нюансы оформления
Инфо
Зачем нужна копия трудовой книжки для банка Чаще всего трудовая книжка требуется в первую очередь при обращении в банк за получением кредита. Обычно наличие данного документа строго обязательно. Его отсутствие может послужить причиной отказа в предоставлении услуги.
Данный документ требуется банку для следующих целей:
- установления основного источника дохода обратившегося клиента;
- определения платежеспособности – насколько велика будет вероятность возврата кредита в случае его выдачи;
- если по какой-то причине клиент решит не возвращать взятые в долг у банка средства – чтобы осуществить операцию взыскания по месту работы клиента.
Образец копии трудовой книжки для пенсионного фонда
Программист Сидоров В.А после увольнения из ООО «Техно» получил трудовую книжку «на руки». В метро у специалиста вытащили из сумки документы и бумажник. Дома у Сидорова В.А. сохранились трудовые договоры и заверенные копии приказов о принятии на работу и распоряжений об увольнении. Кроме того, он получил в Пенсионном фонде выписку с данными о работодателях.
- при нахождении документа у работодателя (переезд офиса, пожар или нарушение условий хранения сотрудниками кадровой службы);
- вследствие неосторожных или умышленных действий владельца (например, если сотрудник уволился, получил документ «на руки» и потерял или по ошибке выбросил его).