Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовой книжки 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Изменения в заполнении трудовой книжки
С началом 2024 года вступили в силу новые правила заполнения трудовой книжки, которые требуют от работодателей и сотрудников обратить внимание на несколько важных изменений.
- Указание ИНН работодателя и сотрудника. Теперь в трудовой книжке необходимо указать ИНН как для работодателя, так и для сотрудника. Это позволит упростить процесс проверки данных и предотвратить возможные ошибки.
- Информация о зарплате и отпуске. Кроме основной информации о работодателе и сотруднике, в трудовой книжке должна быть отражена также информация о размере заработной платы и даты начала и окончания отпуска. Это поможет создать более прозрачные условия работы и отпуска.
- Учет периодов работы за рубежом. Если сотрудник работал за рубежом, теперь это должно быть указано в трудовой книжке. Такая информация станет дополнительным доказательством трудового стажа и поможет сотруднику при дальнейшем трудоустройстве.
- Подпись сотрудника и работодателя. В новых правилах заполнения трудовой книжки особое внимание уделяется подписям сотрудника и работодателя. Неверная или отсутствующая подпись может привести к недействительности документа.
Какие правила изменились?
В 2024 году были внесены значительные изменения в правила заполнения трудовой книжки. Вот основные изменения:
- Указание фамилии и имени работника в трудовой книжке теперь осуществляется по данным паспорта, а не по данным трудового договора.
- Добавлена обязательность указания ИНН работника в трудовой книжке.
- Изменился порядок указания сведений о предыдущих местах работы. Теперь необходимо указывать не только названия организаций, но и даты начала и окончания работы.
- Внесены изменения в заполнение раздела о профессиональной подготовке. Теперь требуется указание не только наименования учебного заведения, но и даты получения образования или прохождения курсов.
- Установлено новое правило, согласно которому необходимо указывать информацию о полученных наградах и поощрениях в трудовой книжке.
Дополнительные разделы
Заполнять трудовую книжку необходимо в соответствии с новыми правилами, введенными с 2024 года. Одна из важных изменений касается дополнительных разделов, которые должны быть указаны в трудовой книжке.
В новом порядке заполнения трудовой книжки добавлены следующие разделы:
1. Раздел о профессиональных достижениях
В этом разделе следует указывать информацию о полученных наградах, званиях, сертификатах и других профессиональных достижениях работника. Это важно для документирования и учета карьерных успехов сотрудника.
2. Раздел о прохождении обучения и повышении квалификации
В данном разделе следует указывать сведения о курсах, тренингах, семинарах и других мероприятиях, на которых работник проходил обучение для повышения своей квалификации. Такая информация помогает оценить профессиональный рост и уровень подготовки сотрудника.
3. Раздел о выполненных проектах
В этом разделе следует указывать информацию о выполненных работником проектах, их продолжительности, специфической задаче или цели проекта, а также конкретных результатах, достигнутых благодаря этому проекту. Это позволяет оценить опыт сотрудника в выполнении сложных задач и проектов.
4. Раздел о дополнительных навыках и компетенциях
В данном разделе следует указывать информацию о дополнительных навыках и компетенциях, которыми обладает работник. Это могут быть знания и умения, приобретенные вне основного места работы. Такая информация позволяет добавить к профессиональному опыту дополнительные преимущества и конкурентные преимущества при трудоустройстве.
Заполнение этих дополнительных разделов в трудовой книжке является важным шагом для документирования и систематизации ценной информации о работнике, его развитии и профессиональных достижениях. Это помогает строить более полную и достоверную картину о карьерном пути работника, что важно для работодателя при принятии решений о его трудоустройстве и продвижении по службе.
Упрощение процедуры предоставления трудовых книжек
С 2024 года процедура предоставления трудовых книжек будет упрощена.
Изменения в правилах хранения трудовых книжек носят цифровой характер. Теперь работодатели могут предоставлять трудовые книжки своим сотрудникам в электронном виде. Это существенно облегчит процесс ведения документации и повысит удобство для работников.
Важно помнить, что предоставление трудовых книжек в электронном виде должно происходить в соответствии с требованиями законодательства.
Новые правила также предусматривают возможность хранения трудовых книжек на электронных носителях или в специальных информационных системах. Это значительно сокращает затраты на физическое хранение бумажных документов и минимизирует риски их утраты или повреждения.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Важные изменения правил заполнения трудовой книжки в 2024 году
Каждый год существуют изменения в правилах заполнения трудовой книжки, и 2024 год не исключение. Обновленный порядок оформления записей в трудовой книжке содержит несколько важных изменений, которые работники и работодатели должны знать.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Мобильное приложение | В 2024 году будет введено обязательное использование мобильного приложения для заполнения трудовой книжки. Работники смогут вести электронную версию трудовой книжки через специальное приложение, что облегчит процесс ее ведения и упростит доступ к информации. |
| Электронное оформление | В 2024 году введен новый порядок электронного оформления записей в трудовой книжке. Теперь работодатель обязан вносить все записи в трудовую книжку электронным способом через специальную платформу Российского агентства занятости. |
| Увольнение по соглашению сторон | Изменения затрагивают и порядок увольнения по соглашению сторон. Теперь при уходе по соглашению сторон работодатель обязан указать причину увольнения и согласие работника. В трудовой книжке должно быть четко указано, что увольнение произошло по соглашению сторон. |
Что делать, если ошибку допустил прежний работодатель
Иногда прежний работодатель может допустить ошибку при заполнении титульного листа трудовой книжки, в том числе в указании даты рождения цифрами или прописью. Это может вызвать определенные проблемы при обработке документов и записи информации о работнике в базу данных. Если вы обнаружили такую ошибку, необходимо принять следующие шаги, чтобы ее исправить.
1. Свяжитесь с прежним работодателем. Первым шагом должно быть общение с предыдущим работодателем, чтобы сообщить о допущенной ошибке. Вы можете отправить им письмо или позвонить, чтобы объяснить ситуацию и просить их исправить ошибку. Важно быть вежливым и терпеливым в общении с работодателем, чтобы достигнуть конструктивного решения.
2. Предоставьте доказательства. Если работодатель не соглашается исправить ошибку, вы можете предоставить документы или доказательства, подтверждающие правильную дату рождения. Это может быть копия паспорта, свидетельства о рождении или другие документы с указанием верной информации. Вы можете предложить отправить эти документы или предоставить их лично в офис работодателя.
3. Обратитесь в трудовую инспекцию. Если прежний работодатель отказывается исправить ошибку и не принимает во внимание предоставленные доказательства, вы можете обратиться в трудовую инспекцию. Сотрудники инспекции могут помочь вам разобраться в ситуации, предоставить консультации и принять меры для защиты ваших прав. Не забудьте предоставить все необходимые документы и информацию, чтобы ускорить процесс рассмотрения.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки очень важно, поскольку она может повлиять на вашу трудовую историю и расчет пенсионных выплат. Помните, что у вас есть право требовать исправления ошибки, и не стесняйтесь обратиться за помощью, если работодатель не желает ее исправить.
Изменения в заполнении трудовых книжек в 2024 году
С появлением новых правил в 2024 году, порядок заполнения трудовых книжек будет регулироваться более четко и строго. Теперь владельцам трудовых книжек необходимо знать о новых правилах и порядке оформления записей.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку будет осуществляться с соблюдением строгого порядка. Копию записи следует заверять работодателем, а при переходе на другую работу, книжку необходимо вносить в течение месяца.
В случае смерти сотрудника, его книжка должна быть внесена в дела о смерти. При переводе на другую работу, в трудовой книжке будут прописаны данные о совместительстве. Необходимо также заполнять листы временного увольнения и их копии.
В связи с переводом на электронный формат выдачи трудовых книжек (ЭТК), бумажные бланки трудовой книжки будут актуальны в 2024 году при заполнении титульного листа, а внесение записей будет осуществляться на страницах соответствующих разделов.
Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?
В соответствии с новыми правилами заполнения трудовой книжки, ответственность за внесение записей в книжку несет работодатель. Однако, сотрудник также должен контролировать правильность заполнения и исправления возможных ошибок.
В трудовой книжке вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую работу, смене места работы, совместительстве, увольнении, а также о других изменениях в трудовых отношениях. Записи должны быть произведены в срок, прописанный законодательством.
При внесении изменений в книжку (исправления, дополнения) необходимо заполнить электронную копию с сохранением предыдущих записей. В случае утери или испорченности трудовой книжки необходимо получить ее дубликат.
- В трудовой книжке также должны быть заполнены титульный лист и листы, связанные с постоянным и временным переводом, а также со смертью или увольнением сотрудника.
- В случае совместительства следует производить раздельную запись по местам работы и авторизовывать их заверением подписью работодателя.
- При приеме на работу необходимо внести запись в трудовые книжки и подтвердить ее подписью работников, принимавших участие в процессе приема.
Риски внешнего совместительства
Внешнее совместительство также имеет свои риски и недостатки:
-
Перегрузка: Работник, занимающийся внешним совместительством, может лишиться свободного времени из-за большой нагрузки.
-
Конфликт интересов: Возможны ситуации, когда выполнение обязанностей по одним проектам противоречит интересам других работодателей.
-
Риск увольнения: Некоторые работодатели не одобряют внешнее совместительство и могут уволить работника в случае обнаружения такой деятельности.
-
Усталость и стресс: Комбинирование двух и более работ может привести к увеличению уровня стресса и утомляемости.
Советы для успешного внешнего совместительства
Для того, чтобы внешнее совместительство было эффективным и успешным, нужно учитывать следующие рекомендации:
-
Планирование: Важно хорошо спланировать свое время и ресурсы, чтобы успевать выполнять все обязанности по разным проектам.
-
Прозрачность: Работнику необходимо сообщить своим работодателям о внешнем совместительстве для избежания конфликтов интересов и недоразумений.
-
Оценка рисков: Важно быть готовым к рискам, связанным с обнаружением внешнего совместительства, и принять все меры для предотвращения возможных последствий.
-
Отдых и баланс: Необходимо уметь правильно распределять время между работой и отдыхом, чтобы избежать перегрузки и сохранить свою работоспособность.
Внешнее совместительство может быть полезным для тех, кто стремится получить дополнительный доход, разнообразить свой опыт и управлять своей карьерой. Однако, перед принятием решения о внешнем совместительстве, необходимо тщательно оценить риски и преимущества этого вида занятости.
Правила и требования для заверения копии в 2024 году
Совместительству по работе обязанностью сотрудника увольняться власть Исправлять в книжке изменения, ошибках в записи. Заверять копию трудовой книжки можно при выдаче дубликатов на основании порядка, прописанного в ТК РФ.
Для корректного заполнения и заверения копии трудовой книжки в 2024 году необходимо соблюдать следующие правила и требования:
| Порядок | Что вносить или исправлять |
|---|---|
| При приеме на работу | Запись о приеме на работу, образовании, трудовой функции, фамилии, изменении фамилии при переводе, о работе по совместительству. |
| При увольнении | Запись о увольнении, смертью сотрудника, переводе на другую работу или изменении трудовой функции. |
| При изменении сведений | Записи об изменении фамилии, образовании, переводе на другую работу или изменении трудовой функции. |
| При смене места работы | Запись о переводе со старого места работы на новое, фамилии, образовании, изменении трудовой функции. |
| При ошибке в записи | Исправление записи с помощью корректного вноса исправлений на лицевом листе или титульного листа трудовой книжки. |
Для заверения копии трудовой книжки в 2024 году необходимо обратиться в уполномоченные органы, где производится проверка документов и их дубликат. Это может быть региональный центр занятости, кадровое агентство и другие организации, уполномоченные на выдачу дубликатов трудовых книжек.