Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок и особенности списания дебиторской задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Другое основание для списания дебиторской задолженности — невозможность взыскать долг в порядке исполнительного производства. В этом случае Служба судебных приставов выносит акт о завершении взыскания долга в связи с невозможностью его осуществления и возвращает исполнительный лист кредитору. На основании соответствующего акта и исполнительного листа фирма-кредитор вправе списать дебиторку.
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:
- невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей;
- у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.
Что такое срок исковой давности
Срок исковой давности — это время, за которое кредитор взыскивает долг с дебитора в принудительном порядке. В соответствии со статьёй 196 Гражданского кодекса РФ, общий срок данного взыскания составляет три года.
Начало срока определяется моментом нарушения дебитором своих обязательств. Если установка момента нарушения не представляется возможным, срок начинается с момента предъявления требований кредитора.
Течение срока исковой давности может приостанавливаться на шесть месяцев. Это происходит по следующим причинам:
- непреодолимая сила препятствует предъявлению иска;
- ответчик или истец находятся в составе Вооружённых Сил РФ, которые переведены на военное положение;
- правительство установило отсрочку на данный срок исковой давности ;
- регулирующие законы конкретных отношений приостановили действие или утратили силу.
Перерыв срока исковой давности происходит в тот момент, когда должник возвращает часть суммы долга. После этого время срока обнуляется и считается заново.
Срок исковой давности восстанавливается в судебном порядке. В таком случае причины пропуска должны быть уважительны и связаны с личностью истца:
- тяжёлая болезнь;
- беспомощное состояние;
- неграмотность и т.п.
Когда долг признаётся безнадёжным или нереальным к взысканию, его списывают за счёт специального резерва по сомнительным долгам. Покрыть убытки таким образом могут только те компании, которые используют метод начисления выручки по отгрузке.
Порядок формирования регулирует ст. 266 Налогового кодекса РФ. Сумма резерва определяется по результатам инвентаризации налогового периода и зависит от срока долга:
- списание полной суммы происходит, если срок задолженности превышает 90 дней;
- если срок от 45 до 90 дней — сумма резерва составляет 50% от дебиторского долга.
- задолженность не включается в сумму резерва, если срок долга менее 45 дней.
Какие долги считаются безнадежными
К безнадежной дебиторской задолженности, согласно п. 2 статьи 266 Налогового Кодекса РФ относятся следующие денежные суммы:
- прекращение обязательств из-за ликвидации предприятия или на основании акта государственного органа;
- вышли сроки исковой давности (согласно статье 196 ГК РФ он равен 3-м годам, но в некоторых случаях он может быть продлен);
- должник – физическое лицо, прошедшее процедуру банкротства, что освобождает его от обязательств перед кредитором;
- приостановление исполнительного производства судебными приставами вследствие невозможности взыскания: отсутствия имущества, денежных средств или невозможность получения данных о должнике.
Документы для списания дебиторской задолженности в налоговом и бухгалтерском учете
В отличие от бухгалтерского учета в котором предприятие может только сформировать резерв сомнительных долгов, а потом использовать его для погашения безнадежной задолженности, в налоговом учете есть более простой способ. Списание безнадежной дебиторской задолженности сразу на убытки.
Но есть и исключения, когда например, предприятие-должник исключено из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой службы из-за отсутствия движения на банковских счетах и непредставления отчетов. В этой ситуации списать долг в налоговом учете нельзя. В Минфине утверждают, что в данных обстоятельствах оснований списывать дебиторскую задолженность нет. Придется ждать 3 года для истечения исковой давности.
Итак, для погашения безнадежной дебиторской задолженности предприятие проводит инвентаризацию. Опытные бухгалтера делают это перед сведением баланса в конце года, но согласно методическим указаниям утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49, сделать это можно и в другой период — по итогам любого из кварталов.
Оформляем следующие документы, согласно приказа Минфина №49 и постановления Госкомстата от 18 августа 1998 года №88:
- Форма № ИНВ-22 (Приказ о проведении инвентаризации).
- Форма № ИНВ-17 (акт расчетов с дебиторами);
- Приложение к форме № ИНВ-17 (информация о покупателях: название организации или ФИО физ. лица, сумма долга денежных средств, дата образования долга и прочее).
«Зависание» денег в проблемном банке
Нестабильность банковской системы, к сожалению, одна из отличительных черт российской экономики. Опыт проведения аудиторских проверок показывает, что на счетах расчетов с поставщиками встречается дебиторская задолженность, образовавшаяся вследствие «зависания» денег в проблемном банке. Если юридической ликвидации банка не было и предусматривается его реструктуризация, то целесообразно на сумму задолженности создать резерв по сомнительным долгам и наблюдать за возможностью восстановления банком своей платежеспособности. Если же арбитражный суд вынес постановление о ликвидации проблемного банка и его имущества не хватает для погашения дебиторской задолженности, то такая задолженность признается нереальной к взысканию и подлежит списанию на финансовые результаты.
На основании чего правомерно списывать дебиторку
Когда можно списать дебиторскую задолженность? Правомерно говорить о трех основных сценариях ее списания:
- Списание по факту погашения долга дебитором.
Такое списание не предполагает появления у кредитора каких-либо дополнительных прав либо обязанностей в части налогообложения — если вести речь об основной сумме долга. Исключения будут наблюдаться:- при получении дохода от процентов — в этом случае предстоит начислить и уплатить налог на него;
- когда дебитор — физлицо, не зарегистрированное как ИП, и процентная ставка по займу меньше ставки рефинансирования ЦБ РФ: в этом случае кредитору как налоговому агенту нужно будет исчислить и уплатить налог с материальной выходы дебитора.
- Списание по факту прощения долга дебитору.
Аналогично каких-либо налоговых прав либо обязанностей у кредитора здесь не появляется, за исключением необходимости исчислить и уплатить налог с материальной выгоды по прощенному долгу физлицу, не зарегистрированному как ИП.
Прощение долга расценивается как безвозмездная передача имущества и потому не может быть включено в расходы (письмо Минфина от 04.04.2012 № 03-03-06/2/34, п. 4 ст. 270 НК РФ). Однако в постановлении Президиума ВАС от 15.07.2010 № 2833/10 предусмотрена возможность списать долг в расходы, если у компании-кредитора есть коммерческий интерес в прощении долга. Но в судебных спорах с ФНС такой расход не всегда удается отстоять (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.11.2013 № 15АП-13132/13).
- Списание по факту признания задолженности безнадежной.
Здесь ситуация с точки зрения налоговых последствий интереснее: списанный безнадежный долг можно учесть во внереализационных расходах при формировании налоговой базы на ОСН (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). При УСН такой преференции не предусмотрено (письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).
Признать долг безнадежным можно, если (п. 2 ст. 266 НК РФ):
- истек срок давности судебного взыскания долга;
- долг аннулирован по причине невозможности его погашения;
- долг аннулирован решением органа власти;
- организация-должник была ликвидирована;
- судебные приставы не смогли взыскать долг за счет имущества дебитора.
Рассмотрим основания для списания дебиторской задолженности в бухучете в силу признания долга безнадежным — с перспективой его включения в расходы, подробнее.
Списание долга при не зависящих от сторон обстоятельствах: нюансы
Долг может быть аннулирован, то есть признан безнадежным:
- В силу фактических обстоятельств, мешающих исполнению обязательств по договору, на которые ни одна из сторон повлиять не может (п. 1 ст. 416 ГК РФ).
Как правило, речь идет о форс-мажорных обстоятельствах — стихийных бедствиях, техногенных катастрофах.
Наступление таких обстоятельств может быть подтверждено официальным заключением МЧС или другого органа власти (письмо Минфина от 02.07.2009 № 03-02-07/1-336).
- В силу издания органами власти акта, положения которого делают невозможным исполнение обязательств дебитором — это также рассматривается как обстоятельство, не зависящее от воли сторон договора.
Типичный пример — отзыв банковской лицензии у кредитно-финансовой организации, которая была гарантом дебитора по сделке (в то время как должник со своей стороны сумел законно обосновать невозможность погашения долга самостоятельно).
При признании соответствующего нормативного акта утратившим силу обязательство кредитора вновь становится актуальным и подлежит исполнению, если иное не установлено соглашением между ним и кредитором.
Налоговый учет списания дебиторской задолженности
Обязательства, признанные безнадежными списываются вместе с НДС по соответствующему долгу. В налоговом учете суммы обязательств, признанные безнадежными, учитываются как внереализационные расходы, в случаях, когда предприятие создало резерв по сомнительной задолженности, к данной категории относится разница между суммой обязательства и фондом резерва (статья 265 НК РФ).
На расходы можно отнести и суммы штрафных санкций, применяемых к должнику, которые ранее учитывались как доходы.
Таким образом, в налоговом учете, если создавался резерв по сомнительной задолженности, безнадежное обязательство финансируется из этого резерва. В случаях, когда суммы резерва не хватает для возмещения обязательства, то часть долга погашается за счет резерва, недостающая величина подлежит изъятию со счета «Внереализационные расходы».
Ревизия состояния расчетов
Методические рекомендации по ведению бухгалтерского учета регламентируют пошаговый план инвентаризации обязательств. Процедура должна проводиться в обязательном порядке не реже одного раза в год. По решению руководителя учреждения допускается осуществление контрольных проверок в учащенном режиме, о чем в учетной политике вносятся соответствующие записи.
При мониторинге дебиторки изучаются все необходимые документы
Мероприятие имеет схожие черты с правилами проверки объектов имущества, но осуществляется по строгой программе. Изначально директор издает приказ о назначении комиссионного состава, срока и этапов проведения инвентаризации. Сотрудники должны быть уведомлены и ознакомлены с требованиями руководителя путем проставления собственноручной подписи в приказе.
В назначенный для начала проверки день все члены комиссии приступают к детальному изучению первичной документации, анализу и оценке ДЗ. Рассмотрению подлежат все взаиморасчеты:
- По сделкам с поставщиками, исполнителями договоров ГПХ, покупателями.
- Начисления оплаты трудящимся, выплаты на исполнение служебных поручений (подотчет).
- Иные взаиморасчеты с физическими лицами, трудящимися на предприятии.
- Контракты с прочими кредиторами (аренда, цессия, комиссия, агентские, взаимозачеты и др.).
- Операции по предоставлению, получению займов.
- Проводки по начислению пеней, дивидендов за оборот чужих денежных средств.
- Внутриструктурные хозрасчеты.
- Отчисления по взносам в бюджетные и внебюджетные фонды и пр.
Комиссии предоставляются первичные документы:
- Товарные накладные, протоколы исполненных работ, предоставленных услуг.
- Контракты, соглашения.
- Счета входящие, выставленные.
- Акты сверки (с кредитовыми и дебетовыми оборотами).
- Претензии, переписка.
- Счет-фактуры.
- Платежные формуляры, квитанции, ордера.
- Отчетность по кассе, движению наличных средств.
- Финансовые записки, пояснения.
- Акты уполномоченных органов.
- Судебные решения и др.
По окончанию ревизии предоставляется детальный отчет
Главная задача мониторинга дебиторки – выявление срока существования, востребованности задолженности, подтверждение состояния взаиморасчетов и достоверности бухучета. По итогам оценки ДЗ классифицируется на краткосрочную, долгосрочную и просроченную. По первым двум группам задолженность может быть истребована кредитором в ближайшее время путем мирного урегулирования или судебного разбирательства. Если просрочить взыскание долгов, они увеличат расходы организации.
Сроки проведения инвентаризации определяются следующими обстоятельствами:
- Приближение конца отчетного периода.
- Смена материально-ответственных лиц.
- Стихийное бедствие, форс-мажорные события, кража.
- Банкротство, ликвидация организации.
Результаты сверки расчетов подлежат отражению в унифицированной форме ИНВ №17. Данный бланк содержит совокупную информацию о кредиторской и дебиторской задолженности в разрезе контрагентов. Дополнительно к описи прикладывается справка, заполненная по регламентированной форме или в соответствии с требованиями внутренних нормативных актов.
Что делать с просроченной ДЗ
Такая задолженность для компании означает, прежде всего:
- все усилия компанией были предприняты, чтобы эту задолженность вернуть;
- вероятность, что покупатель одумается и вернет суммы, минимальна либо вообще отсутствует;
- срок, в течение которого долг числится в учете компании, уже истек.
Списание такой ДЗ – процедура особая, которая требует:
- тщательного формирования пакета документов для обоснования сумм и причин;
- формирования транзакций в бухучете;
- включения сумм в налоговые расходы.
Нельзя просто списать долг и забыть о нем. Необходимо еще выполнить ряд действий:
- списанную сумму перекинуть на счет 007;
- 5 лет после списания следить за контрагентом, вдруг у него все наладится;
- а после прошествии пяти лет уже окончательно забыть о суммах.
В какой момент происходит списание безнадежной задолженности
Иногда сроки исковой давности истекают, а налогоплательщик выявляет это гораздо позже. Когда это случается, нужно решать, на какой период записывают долги и причисляют ли их к внереализационным расходам.
Статья 272 НК определяет, что расходы включаются в период, когда они возникали согласно особенностям сделки. Безнадежные долги учитывают, когда формируют налоговую базу на прибыль. Ее также причисляют к внереализационным расходам. Чтобы отнести задолженность к разряду безнадежных, требуется как минимум одно основание.
НК РФ определяет дату, в которую признавалась безнадежность задолженностей, как дату налогового периода, в которую появились убытки — истек срок исковой давности, а обязательства завершились из-за того, что стало невозможно их выполнить.
Иного порядка, по которому бы признавали безнадежность задолженностей, не существует. В случаях, когда инвентаризацию не проводят своевременно, этот факт не оказывает влияния на дату, в которую признается безнадежность задолженности. Именно из-за этого суммы с истекшей давностью иска возмещают в налоговый период, который уже прошел. Иначе это будет незаконным. В НК РФ расходы относят к тому временному отрезку, когда и наступали обязательства. Обязательства являлись причиной для выявления безнадежности долгов.
Налогоплательщик далее обязуется предоставить декларации о налогах на прибыль за периоды, в течение которых задолженности должны были быть списанными. Если находят неточности в оформлении налоговых баз, относившихся к прошедшему налоговому периоду, то производят перерасчет, рассчитывают сумму налога. Производят это за тот период, в котором допущены неточности.
Вне зависимости от периодов, когда были выявлены ошибки, предприятие обладает правом подать уточненные налоговые декларации, включая при этом в состав внереализационных расходов сумму выявленного долга. Именно так налогоплательщики рассчитывают базу по налогам за конкретный период заново. Это способствует уменьшению налогов на прибыль.
Однако ряд официальных представителей заявляет, что списание безнадежных задолженностей осуществляют в одном и том же временном отрезке, в который налогоплательщик начал обладать правом это совершить. Другие судебные органы склонны считать, что законы о списании налоговой задолженности не декларируют точного временного периода, в котором деньги можно списывать. И действительно, строгих регламентаций не существует.
К расходам причислить нереальные для получения средства дебиторки могут юридические лица, признающие налоги на прибыль методами начисления. Поэтому упрощенцам и плательщикам ЕНВД учитывать безнадежные долги в расходах невозможно. ИП не обладают правами на проведение процедуры списания дебиторской задолженности в налоговом учете поставщика, к примеру.
Ликвидируют дебиторку, учитывая наличие резервов для сомнительных задолженностей. При их наличии сумма пишется в него, а оставшиеся суммы долга будут отнесены к внереализационным расходам. Если резервов нет, то дебиторка списывается за счет внереализационных расходов.
Расходы признают по мере приближения дат самых ранних событий:
- Истечения сроков исковой давности.
- Появления в ЕГЮРЛ записей о том, что работа должника прекращена.
- Поступления документов из суда.
Документы, которые подтверждают эти данные с учетом законов о списании налоговых задолженностей хранить следует еще 4 года для налогового учета. Делать это нужно обязательно.
Нередко налоговая требует расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности. Если аванс был выплачен поставщику, но затем долг был признан безнадежным, то НДС (налог на добавленную стоимость), который успели принять к вычету, восстанавливается.
Нужно помнить о том, что если предприятие решило признать задолженность физического лица безнадежной и отнести к расходам после списания, то налог перечисляют с суммы задолженности на доход физического лица.
Списание дебиторки в бухучете: документальное оформление
Для документального подтверждения кредитором права на признание долга потребуется:
- Проведение инвентаризации задолженностей и составление акта о ней. Документ может быть составлен с использованием унифицированной формы ИНВ-17 либо формы, разработанной предприятием самостоятельно.
- Составление акта о списании дебиторки. Приложениями к нему могут быть документы, удостоверяющие основания для списания долга, например акт от Службы судебных приставов.
- Формирование справки о списании дебиторки, в которой будут раскрываться:
- сведения о величине долга;
- причины списания долга. Унифицированного бланка такой справки не разработано, предприятие может использовать свой.
- Издание приказа руководителя о списании задолженности. Приказ издается на основании указанных выше актов и справки.
Отдельно может потребоваться составить приказ о формировании комиссии по инвентаризации — если она не учреждена к моменту проведения процедуры, о которой идет речь.
Бухгалтерия обязана четко отслеживать сроки исковой давности по «кредиторке» и списывать ее в том месяце, когда срок истек. Если долги вовремя не списаны, необходимо как можно скорее сделать это. Затем делают пересчет налога на прибыль за весь период, после срока давности, с учетом включения списанной задолженности в доходы. Обязательна сдача уточненных деклараций.
В организации списание просроченного долга кредитору оформляют следующим образом:
- инвентаризируют расчеты — сравнивают данные баланса и сальдо по счетам расчетов в ведомостях, оформляют акт (ИНВ-17 или неунифицированный, отраженный в ЛНА фирмы);
- делают бухгалтерскую справку, в которой указывают основные данные для проводок: реквизиты договора, актов выполненных работ, накладных, срок давности по договору, сумму долга;
- на основании представленных документов готовят приказ на списание просроченной «кредиторки».
Если фирма не оформляет указанные документы, не списывает в учете свою задолженность и на этом основании не пересчитывает налог на прибыль, фискальные органы признают аргумент ничтожным и применят санкции по закону.
Какой тип долга может быть списан с баланса
Снять с баланса предприятия можно те виды задолженностей, которые признаны безнадежными. Это означает, что руководство фирмы-кредитора перепробовало все формы воздействия на должника, предпринимались попытки досудебного решения вопроса и принудительного истребования денег, но ни один вариант не завершился успехом. Отнесение долга в категорию безнадежных производится по нормам п. 2 ст. 266 НК РФ.
В каких случаях получений возмещение по долгу невозможно:
- должник официально прекратил заниматься предпринимательской деятельностью;
- фирма контрагента была исключена из списка ЕГРЮЛ;
- фактическое местонахождение заемщика не получается выяснить;
- нет достоверной информации об имущественном положении должника;
- в собственности у компании, которая должна погасить задолженность, нет достаточного объема ресурсов для принудительного взыскания всей суммы долга.
Если в роли должника выступает индивидуальный предприниматель, факт отсутствия о его деятельности записей в базе ЕГРИП не может стать основанием для списания долга. В отношении ИП действует норма о привлечении его к ответственности как во время предпринимательской деятельности, так и после завершения бизнес-практики. Частные коммерсанты отвечают по сформировавшимся долгам всем своим имуществом (обоснование – Письмо авторства Минфина от 16.09.2015 г. № 03-03-06/53157).
При истребовании долга с ИП списание дебиторки возможно при условии, что:
- физическое лицо объявлено банкротом;
- суд вынес решение о невозможности определить место пребывания должника;
- смерть предпринимателя.
При наличии взаимной дебиторской задолженности между двумя субъектами хозяйствования и невозможности погасить долг одной из сторон до списания необходимо произвести полный или частичный взаимозачет. В ситуации, когда после взаимозачета долгов за контрагентом остались непогашенные обязательства, нет возможности реструктуризировать их, долг относится в категорию просроченных и признается безнадежным.