Виды отпусков и их оформление

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды отпусков и их оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для этого нужно знать расчетный период. Для тех, кто работает давно – это 12 месяцев до первого дня месяца, в котором сотрудник уйдет в отпуск. Если дата начала отдыха 15 февраля 2018 года, то расчетный период – с 1 февраля 2017 года до 31 января 2018 года.

Процедура предоставления отпуска сотруднику

1. О начале ежегодного отпуска сообщите сотруднику за две недели письменно и под роспись. Если работник отдыхает по графику, заявление с него можно не требовать.
2. Оформите приказ. Он тоже может быть произвольной формы, но чаще всего используют готовую форму Т-6, в котором есть все необходимые поля. С приказом ознакомьте сотрудника под роспись. Можно оформить приказ сразу на несколько человек. Для этого используйте унифицированный бланк Т-6а.
3. Рассчитайте и выплатите отпускные. Это нужно сделать не позже, чем за 3 дня до начала отдыха. Если опоздаете с выплатой, работник имеет право перенести дату начала отдыха.
4. В табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13 отметьте дни отдыха кодом «ОТ» или «09».
5. Сделайте отметку в разделе VIII личной карточки работника (форма N Т-2).

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА В СРОКИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ: ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1. Письменное уведомление работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Уведомление готовится в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон).

ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ, КАКОЙ ОТПУСК ПОЛОЖЕН РАБОТНИКУ

По общему правилу работникам предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Существуют категории работников, которым положен удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск, а также дополнительные отпуска.

Так, право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют:

• работники, условия труда которых относятся к вредным и опасным, – не менее 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
• работники с ненормированным рабочим днем – не менее 3 календарных дней в году (ст. 119 ТК РФ);
• лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – от 8 до 24 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520­1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», в ред. от 31.12.2014);
• врачи общей практики и их медицинские сестры за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет – 3 дня (постановление Правительства РФ от 30.12. 1998 № 1588 «Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3­дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях»);

Право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска имеют:

• работники с присвоенной группой инвалидности – 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181­ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в ред. от 07.03.2017);
• работники образовательных учреждений – продолжительностью 56 или 42 календарных дней в зависимости от вида учреждения и должности (постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках», в ред. от 07.04.2017);
• штатные научные работники вузов: доктора наук – 48 рабочих дней, кандидаты наук – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»);
• работники, занятые на работах с химическим оружием, – 56 или 49 календарных дней (ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 № 136­ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием», в ред. от 14.10.2014);
• работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ­инфицированных больных – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Сколько дней длится основной отпуск

Календарные дни – вот измерение отпуска. Официальные дни праздников не учитываются работниками бухгалтерии при вычислении этих данных. Минимальный срок отпуска – 28 дней. Тогда как предельной цифры законом не предусмотрено. Расчет ведется с учетом условий труда и должности сотрудника. В таблице предоставлены точные данные о продолжительности основного отпуска, с учетом занимаемой должности граждан.

Рабочая специальность	Количество календарных дней отпуска
Дети, которым еще не исполнилось 18 лет	31
Прокуроры и следователи, ведущие деятельность на Крайнем Севере и в местах, приравненных к районам Крайнего Севера	54 и 46
Граждане, работающие в организации по разработке химического оружия	Ненормированный отпуск, от 49 до 56, в зависимости от тяжести и вредности труда
Прокуроры и следователи, ведущие деятельность в обычных областях	30
Кандидаты и доктора наук	48 и 36
Инвалиды	Не > 30
Таможенные служащие	30
Сотрудники спасательных организаций, находящиеся под контролем правительства РФ	30, 35, 40 – в учет берется стаж службы
Педагоги, занятые в государственных образовательных учреждениях	42 или 56, зависит от занимаемой должности

Заявление на отпуск — Институт Профессионального Кадровика

21 февраля

2389

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Как правильно оформить отпуск сотруднику, обязательно ли составлять заявление и что делать дальше — рассказываем в нашей инструкции. В статье вы найдете образцы заявлений на основные виды отпусков.

Заявление на отпуск — документ, далеко не всегда необходимый на практике. В каких-то случаях он нужен, а в каких-то нет. Все зависит от того, реализуется ли отдых по графику или возникает спонтанно.

Чтобы разобраться в вопросе, сначала рассмотрим, какие виды отдыха предусмотрены Трудовым кодексом.

• Ежегодный оплачиваемый. Это стандартный отдых по графику, составляющий не менее 28 календарных дней в год. Предоставляется новичку спустя 6 месяцев работы в организации.
• Ежегодный дополнительный. Отдельные категории работников имеют право на дополнительный отдых в течение года. Это ветераны Великой Отечественной войны, инвалиды, пенсионеры, специалисты с ненормированным рабочим днем, работающие на Крайнем Севере или на вредных и опасных работах.
• Без сохранения заработной платы. Более известный как «отпуск за свой счет». Работодатель обязан предоставить его в случае, если у сотрудника возникли значимые жизненные обстоятельства — рождение ребенка, смерть родственника или свадьба. По взаимной договоренности можно разрешить работнику взять дни за свой счет по другим уважительным причинам.
• Учебный. Гарантирован школьникам, абитуриентам, допущенным до экзаменов, студентам заочного и вечернего отделений вузов и ссузов для защиты диплома или промежуточных аттестаций и соискателям степеней магистра или доктора наук.
• Для сдачи крови или ее компонентов. Если сотрудник — донор, то работодатель обязан предоставить ему два свободных дня. Один для сдачи крови, а другой для отдыха и восстановления.
• По беременности и родам. Гарантируется женщинам на основании больничного листа с соответствующей записью.
• По уходу за ребенком. В нем по российским законам имеет право находиться мать, отец, любой другой родственник или опекун, который ухаживает за ребенком. Продолжается до тех пор, пока ребёнку не исполнится 3 года.

В кадровой практике встречаются и другие виды отпуска, предусмотренные коллективным договором или приказом руководства. Законодательство при этом не ограничивает продолжительность отдыха по верхней планке — только по нижней.

• Не позднее, чем за 2 недели до нового года работодатель обязан разработать график отпусков на следующий год и ознакомить с ним сотрудников.
• График можно составить по стандартной форме Т-7, либо адаптировать ее под нужды своей компании
• Скачать образец формы Т-7

За 14 дней до начала отпуска сотрудника, нужно в письменной форме уведомить его об этом. Убедитесь, что сотрудник ознакомился с уведомлением и согласен с ним. Он может подписать документы, чтобы было доказательство.

Статьи 122 и 123 ТК РФ и Федеральный закон №90-ФЗ прямо говорят об ответственности работодателя за этот момент. Письменное уведомление о начале отпуска не имеет установленного образца.

Составить его можно в произвольной форме.

Скачать образец уведомления о начале отпуска

Подписанное работником уведомление нужно зарегистрировать в специальном «Журнале регистрации отпусков».

Заявление не требуется:

• Если отдых был запланирован и реализуется по графику. В таком случае его заменяет уведомление.

Заявление обязательно, если работник:

• Еще не отработал шести месяцев в организации, то есть он пока не включен в график отпусков.
• Относится к одной из категорий граждан, которым дополнительные дни полагаются по закону.

Если сотрудник хочет использовать отпуск вне графика — в этом случае заявление необходимо. Оно послужит основанием для приказа и выплате отпускных.

Заявление пишется за 14 дней до первого дня отдыха, однако в Трудовом кодексе это время никак не обозначено. Главное, чтобы заявление было написано как минимум за 3 дня, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и начислить отпускные выплаты.

Трудовое законодательство никак не регулирует форму заявления на отпуск. Бланк может быть произвольным.

1. «Шапка» документа. Укажите в ней название организации, должность и фамилию руководителя и работника.
2. Заголовок. Например, «заявление».
3. Четко сформулированная просьба даты и, если нужно, обстоятельства.
4. Подпись и актуальная дата обращения.

Можно создать форму самостоятельно, а можно взять образец заявления на отпуск.

На основании уведомления или заявления нужно выпустить приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме Т-6. Эту форму подписывают руководитель предприятия и начальник отдела кадров.

Последний шаг — бухгалтерия заводит записку-расчет по форме Т-60 и выплачивает отпускные.

• Если нарушение допустило юридическое лицо, оно будет оштрафовано на сумму от тридцати тысяч рублей, а повторно — от пятидесяти.
• Если ИП или должностное лицо — от одной тысячи рублей, а повторно — от десяти. Должностное лицо может быть так же дисквалифицировано на срок от года.

Работодатель несет полную ответственность перед законом за своевременный уход сотрудников в отпуск.

Если что-то организовать неправильно, оформить невовремя или ошибочно, то организация может быть серьезно оштрафована. КоАП РФ четко регулирует наказание за непредоставление сотруднику отпуска или несвоевременную выплату отпускных.

Важно! Если в графике отпусков его начало записано с указанием числа, дополнительно заявление сотрудник может не писать. Считается, что дата его ухода была согласована еще в прошлом году, и повторное подтверждение уже не нужно.

Но до того как оформить отпуск, администрация должна напомнить о нем человеку. Это делается не позже, чем за две недели до окончания работы. Если в графике проставляли только месяц, сотруднику придется написать на имя руководителя заявление, с просьбой предоставить ему отпуск. В нем уже следует указывать точную дату начала. Часто на предприятиях, чтобы не оформлять никакие уведомления, просто собирают заявления со всех будущих отпускников. Это не будет нарушением, так как в итоге согласие и отпускника, и начальника получено, права работника не ущемлены, закон не нарушен. Но если кто-то из сотрудников откажется писать заявление, ссылаясь на то, что дата его отпуска уже проставлена в утвержденном графике, администрация должна будет с ним согласиться.

Продолжительность ежегодного отпуска

Отпуск предоставляется работникам предприятия на срок не менее 28 календарных дней.

При этом в период отпуска не включаются праздничные дни.

Таким образом, продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска — 28 дней: календарные выходные + рабочие. Дни, выпадающие на общероссийские праздники, не включаются в этот период. Если они выпадают на это время, то отпуск подлежит продлению.

Следовательно, ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет минимум 4 недели.

При этом существуют такие работники, которым полагается:

• дополнительный отпуск, который предоставляется помимо ежегодного основного отпуска;

• удлиненный ежегодный отпуск, который предоставляется работнику предприятия на большее чем 28 календарных дней число дней.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск?

ТК устанавливает, что время, в которое работник может пойти на отдых, должно быть зафиксировано в графике отпусков. При этом сам сотрудник за две недели должен быть письменно предупрежден о скором его начале. Закон не устанавливает, должен ли работник писать заявление об отпуске, но во многих компаниях это шаг все еще необходим.

Если работник идет в отпуск строго по графику, то он не обязан оповещать об этом руководство компании и как-либо согласовывать начало отдыха. Следовательно, и заявление в этой ситуации писать не нужно.

Однако есть несколько исключений, когда заявление написать необходимо:

• График отпусков на предприятии не составляется. Однако надо помнить, что это может повлечь штрафные санкции до 50 тыс. руб.;
• Сотрудник поступил на работу только в текущем году, и отсутствует в графике;
• Работник хочет пойти в отпуск в другой день, чем закреплен в графике.

Это объясняется тем, что отсутствие на рабочем месте без согласования с руководством будет считаться прогулом, а также компания обязана рассчитать и перечислить отпускные не позднее 3-х дней до момента отдыха.

Порядок ухода в ежегодный оплачиваемый очередной отдых

Ст.119 Трудового кодекса гарантирует работникам ежегодный отпуск с сохранением среднего заработка на период отсутствия в виде выплаты отпускных.

Основная часть оплачиваемого отдыха составляет 28 дней, плюс к этому могут добавляться дополнительные дни за характер работы, опасную и тяжелую работу, возраст, выполнение работы на определенных должностях.

Все предоставляемые дни основного и дополнительного отпуска должны быть оплачены. Бухгалтер рассчитывает отпускные, исходя из доходов сотрудника.

Чтобы уйти в очередной отпуск, работнику не всегда нужно писать заявление. Если работодатель заранее предусмотрел даты отдыха в графике Т-7, то от сотрудника никаких действий не требуется.

Достаточно дождаться установленной даты, ознакомиться с приказом, получить отпускные и отправлять отдыхать.

От работодателя же требуется предупредить сотрудника не позднее, чем за 2 недели о предстоящем отдыхе, оформить ряд документов, своевременной выплатить отпускные.

Как уведомить о начале отпуска дистанционного работника?

Во многих организациях существуют сотрудники, работающие дистанционно. Возможность дистанционного ознакомления — с применением цифровой подписи обеих сторон — предусмотрена ч. 4 и 5 ст. 312.1 ТК РФ, а также ст. 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 «Об электронной подписи».

К сведению. Электронный документ — это информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью. Электронный документ равнозначен документу на бумажном носителе, собственноручно подписанному уполномоченным на это лицом и заверенному печатью. Если электронный документ содержит квалифицированную электронную подпись, он может заменить документ на бумажном носителе.

Обратите внимание: дистанционный работник имеет право по своему усмотрению устанавливать режим времени отдыха, но при условии, что иное не предусмотрено трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). То есть трудовой договор о дистанционной работе, где прописан порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, может содержать условие, ограничивающее выбор даты ухода дистанционного работника в ежегодный оплачиваемый отпуск.

А если работник настаивает на переносе отпуска на удобное для него время?

Обратите внимание, что работник может выбрать дату переноса отпуска или его части по своему усмотрению. Однако если работник не входит в категорию лиц, чье право выбора даты отпуска закреплено на законодательном уровне, руководитель может назначить период отпуска по своему усмотрению, чтобы оптимизировать рабочий процесс. В качестве примера приведем Определение Московского городского суда от 30.05.2012 по делу N 33-11505.

Сотрудница колледжа обратилась в суд для отмены приказа, взыскания неполученной заработной платы, понесенных расходов и компенсации морального вреда. В обоснование заявленных требований она указала, что согласно приказу работодателя ей был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, во время которого она проходила лечение. Однако больничный лист сотрудница передала в отдел кадров только через неделю после выхода на работу.

Работодатель предоставил сотруднице отпуск в счет временной нетрудоспособности в период основного отпуска в удобное для него время. Сотрудница посчитала, что работодатель нарушил положения ст. 124 ТК РФ, так как принял решение о предоставлении ей отпуска без учета пожеланий и без согласования с работником.

Однако судебные органы отказали в удовлетворении требований сотрудницы колледжа. Как было установлено, в должный срок директор колледжа утвердил график отпусков на год. С данным графиком отпусков сотрудница была ознакомлена, что подтверждено ее подписью. В положенное время она подала заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска в соответствии с графиком отпусков. Согласно приказу сотруднице был предоставлен вышеуказанный отпуск и выплачены денежные средства за время отпуска.

То, что сотрудница в период отпуска находилась в стационаре на лечении, подтверждено копией листка нетрудоспособности. Однако о наступлении временной нетрудоспособности в период ежегодного оплачиваемого отпуска она уведомила работодателя только после фактического выхода на работу. Соответствующим приказом сотруднице был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 8 календарных дней, основанием для предоставления отпуска явился больничный лист. Однако сотрудница отказалась ознакомиться с приказом, о чем кадровой службой колледжа был составлен акт. Согласно табелю прочитанных педагогических часов сотрудница в период предоставленного ей отпуска на работу не выходила.

Суд указал, что по смыслу ст. 124 ТК РФ обязанность согласовать с работником срок предоставления неиспользованной в связи с нетрудоспособностью части отпуска, а также предупредить работника не позднее чем за 2 недели до начала такого отпуска в данном случае на работодателя не возлагается. Пожелания сотрудницы относительно времени предоставления отпуска не носили для работодателя обязательный характер. Работодатель свои обязательства перед работником выполнил в полном объеме.

Суд указал, что служебная записка, направленная работодателю сотрудницей, в которой она заявляет о желании использовать оставшиеся дни отпуска в удобный ей период, свидетельствует об изложении ею ее пожеланий. Суд не согласился с доводами сотрудницы, что при предоставлении неиспользованной части отпуска ее пожелания не учитывались. К тому же заявление о желаемом сроке отпуска поступило работодателю уже после предоставления отпуска. При этом, как уже указывал суд, на работодателя в данном случае не возлагается обязанность уведомлять работника о предоставлении отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала, а пожелания работника относительно времени предоставления отпуска не носят для работодателя обязательный характер.

Предоставление сотруднице неиспользованной части отпуска именно в указанный ей период было невозможно, поскольку администрация колледжа заботится о непрерывности учебного процесса, а сотрудница занимает должность преподавателя.

Для получения права на отпуск сотрудник должен иметь стаж работы на конкретном предприятии.

Ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 дней предоставляется по прошествии 12 месяцев со дня начала непрерывной трудовой деятельности в данной организации. Этот период является рабочим годом, и у каждого сотрудника он индивидуален. Если во время года были периоды, не включаемые в трудовой стаж, конец рабочего года переносится на соответствующее количество дней.

Начиная со второго рабочего года сотрудник может брать очередной отпуск в любое время, которое выберет или в соответствии с утверждённым на предприятии графиком отпусков. Если он использует его и будет уволен до истечения текущего рабочего года, из его будет удержана компенсация за эти дни.

Как только сотрудник отработал в организации шесть месяцев, он имеет право на использование основного отпуска. По договорённости с руководством или согласно установленным правилам организации, зафиксированным в локальных нормативных актах, отдых может быть предоставлен и до этого периода, «авансом». При этом он полностью оплачивается .

Похожие записи:

• Нужно ли платить налог на продажу подаренной квартиры?
• Как узнать номер полиса ОМС по фамилии и паспортным данным?
• Ограничение выезда за границу во время исполнительного производства в 2023 году