Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Риски при неправильном составлении путевого листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие думают, что проходить предрейсовый медосмотр водителю в длительной командировке надо каждый день. Это не так. Медосмотр потому и назван предрейсовым, что он проводится непосредственно перед рейсом, который по нынешнему законодательству может длиться сколько угодно.
Где водителю проходить предрейсовый медицинский осмотр во время долгой командировки
Допустим, вы отправили водителя в рейс, который длится с 25 по 30 апреля. Отметка о предрейсовом осмотре, которая стоит у него в путевом листе, действует все эти дни. Если до окончания срока путевого листа водитель благополучно вернулся домой — отлично, больше никаких медосмотров в рамках этого рейса ему проходить не надо.
А вот если он задержался в пути и срок путевого листа истек, то ему нужен новый путевой лист. И, соответственно, новая отметка о предрейсовом медицинском осмотре. То есть если предполагается, что водитель в командировке может задержаться — значит, надо заранее позаботиться о медицинском осмотре по месту нахождения ТС. Тут есть 2 варианта:
- заключить договор на предоставление медицинских услуг с какой-либо из клиник того населенного пункта, куда прибыл водитель (в нашем случае Тюмени);
- заключить договор с той же организацией (в нашем случае – СТО), куда приехал водитель — в том случае, если организация достаточно крупная, и у них есть свой медик.
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
Судебная практика по командировкам на личном транспорте
Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.
***
Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Судебная практика по командировкам на личном транспорте
Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.
***
Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Как утвердить свою форму
Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:
- Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
- Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
- Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
- Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
- Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
- Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
- Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.
Расчет затрат на проезд
Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.
Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.
Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.
Пример
Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.
Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.
| Модель автомобиля | Число и расположение цилиндров | Мощность двигателя, л.с. | Рабочий объем, л | КПП | Базовая норма расхода топлива, л/100 км |
| LADA KALINA (ВАЗ 11186) | 4L | 87 | 1,596 | 5М | 8,6 |
Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).
Расчет затрат на проезд
Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.
Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.
Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.
Пример
Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.
Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.
| Модель автомобиля | Число и расположение цилиндров | Мощность двигателя, л.с. | Рабочий объем, л | КПП | Базовая норма расхода топлива, л/100 км |
| LADA KALINA (ВАЗ 11186) | 4L | 87 | 1,596 | 5М | 8,6 |
Как оформить путевой лист на месяц
Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.
- Наименование и реквизиты организации. Запишите в бланке реквизиты компании — ИНН, КПП и другие данные.
- Наименование и номер документа. Укажите, на какое именно транспортное средство оформляете документ. Например, «путевой лист легкового автомобиля». На каждом документе ставьте штамп или печать, если она есть в организации.
- Сведения о сроке действия документа. Сведения включают дату, в течение которой можно использовать документ, если он составлен на один день. Если вы заполняете путевой лист на 1 месяц, укажите на нем первую и последнюю дату месяца, в течение которого будете использовать этот бланк.
- Сведения о собственнике (владельце транспортного средства). Если собственником является организация, то укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если предприниматель – ФИО, почтовый адрес и номер телефона.
-
Сведения о транспортном средстве. Включают в себя:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используете с прицепом, полуприцепом – модель этого прицепа или полуприцепа;
- государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа, полуприцепа;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
- Сведения о водителе. Запишите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового его осмотра.
Использование в командировке услуг такси
Расходы на такси в командировке в 2020 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Как оформляется выезд в командировку?
С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:
Подпишитесь на рассылку
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке.
Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.
Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.
Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.
В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ):
- наименование организации;
- дату составления и номер распорядительного документа;
- данные сотрудника, наименование его должности;
- данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
- длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
- цель командировки;
- подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
- сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.
Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.
Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.
Что такое специальный автомобиль
Прежде всего, определимся с сущностью термина «специальный автомобиль». Сделать это можно, проведя аналогию с определением специального транспортного средства, которое приведено в ст. 6 Технического регламента ТС, утвержденного решением Комиссии ТС от 09.12.2011 № 877.
В данном международном соглашении, действующем в том числе в РФ, под спецтранспортом понимается транспортное средство, используемое для выполнения специальных функций, для которых требуется применение специального оборудования. Комиссия Таможенного союза также перечисляет примеры соответствующих автомашин:
- автокраны;
- пожарные автомобили;
- эвакуаторы;
- автомобили с подъемниками и т. д.
Необходимость оформления путевого листа
Оформление путевого листа необходимо, независимо от того, куда отправляется водитель. В случае если он будет передвигаться не по собственным нуждам, а по заданию организации, данный документ может быть затребован сотрудником ГИБДД.
Способ заполнения путевого листа может быть выбран сотрудником транспортной компании самостоятельно. Это может быть заполнение от руки или заполнение на компьютере. Дата и время технического осмотра в путевом листе ставится контролером, который выпускает транспортное средство в рейс.
Важно! независимо от того, какой вариант заполнения будет выбран вашей компанией, пометка контролера и медика должна быть произведена от руки. Это важное правило, которое предусмотрено законодательством. Кроме отметки, сотрудники указывают свои данные ФИО и ставят подпись.
Если путевой лист заполняется перед поездкой, то в него не могут быть сразу внесены данные километрожа и количества израсходованного топлива. Заполнение данной информации производится по прибытию автомобиля на предприятие.
Оформление поездке на своем транспорте
- амортизация автомобиля;
- денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
- техническое обслуживание транспортного средства;
- внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).
Первичная учетная документация для подтверждения расхода ГСМ
Для учета работы легкового такси применяется путевой лист легкового такси (форма №4), выписываемый диспетчером организации в одном экземпляре. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены сдает его в диспетчерскую.
«Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов (расход горючего исходя из марки горючего, нормы расходования и фактический расход) утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации (в данном случае — путевого листа легкового автомобиля) может привести к искажению необходимой для бухгалтерского и налогового учета информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, который используется организацией при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании топлива и ГСМ в производственных целях.