Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательно ли составлять отчет о командировке — образец оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Собственные разработки
Если работодатель решил, что обязательно делать отчет о командировке, и собирается разработать собственные правила, ему необходимо предусмотреть детальный порядок заполнения и предоставления бумаг, а именно:
- какие сведения и в каком объеме сотруднику придется предоставить работодателю при возвращении;
- в какой срок их предоставить;
- по какой форме сдавать (желательно подготовить пример краткого отчета о выполнении служебного задания в командировке, на который смогут ориентироваться сотрудники);
- кому передать и т. д.
При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет.
Кроме того, существуют сотрудники, которые вправе отказаться от выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте. Направление этих категорий сотрудников в поездки допускается только с их письменного согласия. К «льготным» относятся:
- одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
- родители детей в возрасте до 3 лет;
- родители детей-инвалидов;
- ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.
Чтобы составить отчет о расходах, а также проделанной работе, необходимо придерживаться последовательности определённых действий (Таблица 1).
Таблица 1. Порядок составления отчета о командировке
| Порядок действий | Комментарии |
| Оформление командировочного удостоверения | (Если оно не предусмотрено, выезд осуществляется на основании приказа руководителя). Этот документ должен находиться с сотрудником весь период нахождения его за пределами компании. По месту нахождения необходимо поставить отметки (дата, город, подпись, печать) о прибытии и отъезде. |
| Получение аванса | Бухгалтерия предприятия на основании приказа осуществляет расчёт предполагаемых расходов (проезд, проживание, питание) и перечисляет сотруднику на банковскую карту аванс. |
| Подбор документов | Весь процесс переезда, проживания в гостинице, оплате некоторых услуг сопровождается расходами с выдачей соответствующих финансовых документов. Все их нужно собрать. |
| Оформление авансового и командировочного отчета | Осуществляется сразу после прибытия на место работы (не позднее трех дней после выхода на работу). Все имеющиеся в авансовом отчете графы заполняются аккуратно (цифрами, либо прописью), без исправлений и заверяются подписью сотрудника. Бухгалтерия проверяет правомерность понесенных расходов, а дальше отчет предоставляется на утверждение руководителю. |
Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.
Шаг 1. Указываем получателя.
В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.
Шаг 2. Регистрируем данные составителя.
Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.
Шаг 3. Название документа.
В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».
Шаг 4. Указываем период и цель командировки.
В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».
Шаг 5. Выражаем суть, результаты.
Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом считают подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.
Как грамотно оформить отчет по командировке?
Законы РФ говорят о том, что оформляя Отчет, командированный сотрудник должен прибегать к помощи унифицированной формы.
Уже свыше 5 лет командированные могут использовать те стандартные формы, которые по своему усмотрению разрабатывают предприятия. Форму необходимо заблаговременно утвердить и подавать как приложение. Быстрее и проще всего разработать форму, руководствуясь стандартами формы Т10А.
В Отчете в обязательном порядке необходимо указывать информацию такого характера:
- Данные о том, какая работа была проделана в поездке;
- Сведения о задачах, которые были поставлены перед сотрудником в начале командировки.
Руководителю необходимо обозначить:
- Наименование предприятия сокращенно или целиком;
- Время оформления документа и его порядковый №. Дата должна быть аналогичной той, которая проставлена в удостоверении сотрудника;
- Место отправки и наименование встречающей стороны;
- Должность сотрудника и название подразделения, в котором он трудится;
- Личные данные работника, отправленного в командировку.
Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками
2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.
3. Какими документами оформляется служебная командировка.
Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.
Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.
С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.
2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.
Законодательная основа
Фактически современное законодательство постановляет необходимость оформления только одного командировочного документа, а именно – авансового отчета, в котором фиксируется информация о понесенных в поездке тратах. Указанное правило отображается в ПП РФ № 749 от 13.10.2008г. Авансовый отчет нужен для реализации перечислений налоговых сумм, что обуславливает строгие требования к правильности оформления бумаги. Сотрудник в обязательном порядке должен документально подтвердить каждую трату – билеты на автобусы или поезда, квитанции из ресторанов и кафе, выписки из отелей или хостелов и проч.
Отчет о командировке, который не так давно был исключен из необходимых документов, в настоящий момент по-прежнему популярен среди компаний. Организации публикуют локальные нормативы, в которых утверждают важность предоставления, в том числе, и командировочного отчета. Это актуально ввиду удобства документа, его полноты и эффективности при оценке результатов деловой поездки внутри фирмы.
Чтобы оформить отчет о командировке, ответственный субъект должен использовать унифицированную форму Т-10 или Т-10а, утвержденную Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004г., либо же лицо может воспользоваться локально разработанным образцом (свободной формой документа). Второй вариант на практике встречается значительно чаще. Чтобы понять, по какой форме составлять документ, командируемому потребуется изучить локальное нормативное регулирование компании.
Что содержит в себе отчет
При составлении отчета указывается:
- полное наименование организации, адрес;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
- краткое описание цели;
- краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
- дата составления;
- подпись составителя;
- подпись директора (при принятии от сотрудника).
Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:
- порядковый номер;
- дата составления;
- Ф. И. О. работника и его табельный номер;
- информация о сотруднике и отправлении;
- краткое описание задач;
- краткий вывод о выполнении поставленных целей;
- подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).
Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:
- наименование структурного подразделения;
- наименование должности;
- реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
- даты начала и завершения поездки;
- период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
- название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
- основание направления в служебную поездку.
Срок сдачи при использовании свободной формы или локального бланка определяется локальными актами. Если же предприятие практикует применение бланков Т-10 и Т-10А, то период сдачи составляет три рабочих дня с даты возвращения.
Для чего нужно служебное задание
Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.
2004, стали только рекомендованными к применению.
Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.
Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.
Обратите внимание
Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.
Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.
И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.
Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.
Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.
Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.
Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления
Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно.
Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:
- реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
- период, за который заполняется форма отчета о командировке;
- причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
- задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
- достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).
Отчет о командировке: как правильно оформить
Отчет о командировке служит документальным доказательством результатов служебной поездки, осуществленной физическим лицом. Большинство сотрудников по возвращению из командировочных поездок забывают оформить и сдать отчет подобного рода. Я тому не исключение. Однако бездействие подобного рода в моем случае привело к негативным последствиям.
У нас поменялся и начальник. Новый руководитель начислял командировочные выплаты, исходя из объема выполненной в путешествии поездки. Поскольку я вообще не сдал отчет, то денежный платеж мне не предоставили.
После этого я всегда начал сдавать данный документ работодателю. В статье расскажу о том, как правильно оформить отчет о проделанной в командировке работе, а также, что указывать в этом документе, если поездка прошла безуспешно.
Служебное задание на командировку в 2019 году: подробности оформления
Служебное задание на командировку в 2020 году оформлять совсем не обязательно. Можно отправить сотрудника в служебную поездку без составления различных документов, на основании приказа по организации. Однако, опытные специалисты по кадрам находят это неудобным и предпочитают составлять все документы, поскольку только это гарантирует порядок и освобождает от возможных претензий проверяющих органов. Мы изучили все нюансы оформления командировок и готовы поделиться с читателями. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Получить доступ
Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ. Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо «лишние» бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.
Образец отчёта о командировке
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
Основной блок – собственно отчет, куда включается:
- его период (дата начала и окончания);
- основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
- цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
- результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.
Как грамотно оформить отчет по командировке?
Законы РФ говорят о том, что оформляя Отчет, командированный сотрудник должен прибегать к помощи унифицированной формы.
Уже свыше 5 лет командированные могут использовать те стандартные формы, которые по своему усмотрению разрабатывают предприятия. Форму необходимо заблаговременно утвердить и подавать как приложение. Быстрее и проще всего разработать форму, руководствуясь стандартами формы Т10А.
В Отчете в обязательном порядке необходимо указывать информацию такого характера:
- Данные о том, какая работа была проделана в поездке;
- Сведения о задачах, которые были поставлены перед сотрудником в начале командировки.