Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по охране труда: как разработать и когда обновить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Отличие приказа от распоряжения
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.
Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Росархивом от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Инструкция к применению Перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция).
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.
Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.
Кто и по каким правилам издает распорядительные документы
Оба вида указаний оформляют руководители исключительно в письменном виде. Специальных правил нет, поскольку невозможно предусмотреть все возможные варианты для каждой ситуации. Тем не менее, имеется общий шаблон и несколько рекомендаций, которые помогут подготовить юридически корректный документ.
При оформлении обратите внимание на следующие моменты:
- рекомендуется готовить распорядительные документы на бланке организации;
- каждое поручение следует нумеровать (обязательна регистрация либо в специальном журнале на бумаге, либо во внутренней электронной системе), датировать и указывать место его составления;
- в тексте обязательно описывают задачи и назначают лиц, ответственных за выполнение, указывают сроки на реализацию. При необходимости добавляют сведения о работниках, которые контролируют исполнение поставленных задач;
- последний этап — подписание руководителем.
Группа зарплатных и стимулирующих приказов
Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.
Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.
Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.
Виды приказов по основной деятельности
В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:
- Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
- Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
- Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
- Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
- Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
- Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
- Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
- Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
Назначение и классификация приказов
Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:
- Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
- прием и увольнение с работы;
- премирование;
- взыскания;
- дисциплинарные наказания;
- отправка в текущий и внеплановый отпуск;
- командировки и т.п.
- Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.
Особенности хранения копий документов
В соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства, храниться должны не только оригиналы бумаг. Это же касается и их заверенных вторых экземпляров. Однако срок хранения копий приказов по основной деятельности отличается. И это вполне логично. С течением времени количество обращений к документации сокращается в геометрической прогрессии, и хранить огромное количество бумаг не имеет никакого смысла, да и это довольно затратная статья. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств из архива юридического отдела запрашиваются оригиналы документов. Кроме того, в ряде случаев копии документов (пусть и заверенные печатью организации) не имеют юридической силы, а значит, их архивирование теряет всякий смысл.
В общем случае срок хранения подобных дел составляет три года. Хотя эта цифра может варьироваться. Иногда рекомендуют хранить копии вплоть до уничтожения оригиналов документов.
Образец приказа о пожарной безопасности
Если организация разветвлённая, то обязательно назначается контролирующий работник в целом по предприятию, а также лица, отвечающие за соблюдение противопожарных требований в каждом подразделении.
Требования к эксплуатации. СП 10.13130.2009 Внутренний противопожарный водопровод). Срок – до 01.11.2017г.
Сотрудники охраны частного охранного предприятия выполняют свои обязанности по обеспечению пожарной безопасности в соответствии с инструкцией, уделяя особое внимание обеспечению пожарной безопасности в ночное время.
Законодательство не ограничивает работодателя в выборе сотрудника, который будет назначен ответственным за противопожарную безопасность. Но при этом должны быть выполнены следующие условия:
- Возложить на работника эти обязанности можно только с его согласия.
- Назначенный работник обязательно должен пройти обучение по противопожарному минимуму, которое проводится только специальными учебными учреждениями.
- При выборе работника, на которого будет возложена ответственность, нужно руководствоваться принципами разумности, то есть не назначать некомпетентного дворника или уборщицу. Как правило, ответственным назначают главного инженера или технолога, либо начальников отделов.
Пожарная охрана на предприятиях обеспечивается для защиты жизни сотрудников, а также частной, коллективной или государственной собственности. Соблюдение мер безопасности на предприятиях возлагается на их руководящий состав.
При эксплуатации эвакуационных путей и выходов обеспечить соблюдение проектных решений и требований нормативных документов по пожарной безопасности. На объекте с рабочими местами на этаже для 10 и более человек обеспечить наличие планов эвакуации людей при пожаре (в фотолюминесцентном исполнении в соответствие с ГОСТ Р 12.2.143-2009 «Системы фотолюминесцентные эвакуационные»). Срок – до 01.10.2017г.
В приказе должны быть отражены следующие сведения:
- Полное наименование организации.
- Дата и номер приказа.
- Преамбула, в которой делается ссылка на соответствующий законодательный документ (закон № 123-ФЗ от 22.07.2008 «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»).
- Распорядительная часть – в ней непосредственно указываются ответственные и расписываются их обязанности.
- ФИО руководителя и подпись.
Определить места хранения и допустимое количество единовременно находящихся в помещениях ЛВЖ, ГЖ, ГГ и других огнеопасных веществ (при их наличии), руководствуясь требованиями по их хранению, нормативно-правовыми актами по пожарной безопасности.
Приказы по основной деятельности
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
- приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
- приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов
Порядок ознакомления с распорядительным актом
При рассмотрении вопроса о том, как правильно отменить приказ или признать утратившим силу, нельзя забывать о важном моменте. Чтобы указ выполнялся, с ним следует ознакомить упомянутых в нем лиц. Для этого сотруднику предлагается его подписать. Это и работника дисциплинирует, и вам даст уверенность, что никто потом не скажет «а я не знал». Обычно тот, кто готовит распорядительный акт, тот с ним и знакомит. Сотрудники либо лично расписываются, либо — если есть такая возможность — применяется электронный документооборот. В этом случае предстоит иметь дело с усиленной квалифицированной электронной подписью. Узнайте, есть ли возможность применения такого метода. Если у работника электронная подпись не оформлена, придется его «вылавливать», другого способа нет. Сроки ознакомления регламентированы не всегда. Следует понимать, с какой категорией распорядительных бумаг вы работаете и, исходя из этого, укладываться в сроки. Если законодательно срок не урегулирован, старайтесь делать это в день издания указа.
о сроках действия приказов по основной деятельности
Обязательно ли заводить на каждого работника карточку учета выдачи смывающих средств, если выдача жидкого мыла осуществляется через дозаторы, которые установлены в бытовых строительных вагончиках?
Александр МИТРОФАНОВ, руководитель службы охраны труда (Пенза)
Если работники пользуются мылом из дозатора, то заводить карточки учета выдачи смывающих средств не нужно. Помните, что выдавать мыло через дозатор можно только на работах с легкосмываемыми загрязнениями3. Основанием для этого служит результат аттестация рабочих мест, а с 1 января 2014 года используются также результаты специальной оценки условий труда. Чтобы избежать проблем при проверке трудовой инспекции, лучше оформить выдачу мыла так:
- разработать и утвердить перечень должностей, которым не обязательно выдавать смывающие средства непосредственно в руки;
- закрепить в трудовых договорах этих работников сведения о том, что они будут получать мыло через дозаторы в санитарно-бытовых помещениях.
Как оформить документы по охране труда, если раньше они не велись?
Как правильно оформить все документы по охране труда, если они не велись? Часть сотрудников уже не работает. Как правильно восстановить все инструктажи за предыдущие годы? И можно ли, к примеру, вводный инструктаж провести этим годом, если сотрудник работает уже несколько лет?
Ирина КУЗИНА, коммерческий директор (Самара)
Если в вашей организации не велись документы по охране труда, придется начать все с нуля:
- разработать и утвердить перечень профессий и видов работ, для которых нужно сделать инструкции по охране труда;
- разработать и утвердить инструкции по охране труда, программы инструктажей и обучения работников;
- сделать журналы регистрации инструктажей, журналы учета обучения по охране труда и электробезопасности, журнал учета выдачи инструкций работникам, журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- при необходимости, сделать списки сотрудников, которым нужно пройти медосмотр, выдать средства индивидуальной защиты, смывающие средства.
Проведите этим годом все инструктажи и обучение по охране труда. Все документы также нужно привести в порядок. Это уменьшит вероятность крупного штрафа при проверке трудовой инспекцией.
Надо ли с нового года заново издавать старые приказы по охране труда?
Есть ли необходимость переиздавать старые приказы по охране труда с нового года, если ничего в организации не менялось?
Вадим НОВОГОРОДОВ, инженер по охране труда (Пушкино)
Нет, не надо. Если в организации не изменились условия труда, то приказы, в частности, по охране труда, заново издавать не надо. В конце года вы можете просто провести своими силами аудит документации. Например, в организации должны быть приказы по охране труда:
- о назначении ответственных лиц;
- о создании службы охраны труда;
- об утверждении инструкций по охране труда;
- об утверждении форм журналов регистрации;
- об аптечках первой медицинской помощи;
- об утверждении списка сотрудников, подлежащих обязательным медицинским осмотрам.
Особенности хранения копий документов
В соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства, храниться должны не только оригиналы бумаг. Это же касается и их заверенных вторых экземпляров. Однако срок хранения копий приказов по основной деятельности отличается. И это вполне логично. С течением времени количество обращений к документации сокращается в геометрической прогрессии, и хранить огромное количество бумаг не имеет никакого смысла, да и это довольно затратная статья. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств из архива юридического отдела запрашиваются оригиналы документов. Кроме того, в ряде случаев копии документов (пусть и заверенные печатью организации) не имеют юридической силы, а значит, их архивирование теряет всякий смысл.
В общем случае срок хранения подобных дел составляет три года. Хотя эта цифра может варьироваться. Иногда рекомендуют хранить копии вплоть до уничтожения оригиналов документов.
Дата приказа позже чем дата события
3.2. Исчисление сроков вступления в силу НПА с учетом различных формулировок, указывающих на момент вступления в силу
Нередко в самих нормативных актах определен их порядок вступления в силу. При этом используются самые разнообразные формулировки, указывающие на момент вступления в силу, из них наиболее распространенными в федеральных нормативных правовых актах являются следующие:
— со дня официального опубликования;
— по истечении. со дня официального опубликования;
— по истечении. после дня официального опубликования;
— через. со дня официального опубликования;
— через. после дня официального опубликования.
Учитывая, что Федеральным законом от 14.06.1994 N 5-ФЗ и Указом Президента РФ от 23.05.1996 N 763 (пункты 7 и 12) допускается установление иного по сравнению с предусмотренными в них правилами порядка вступления в силу НПА, формулировки об условиях и порядке вступления этих актов в силу следует воспринимать максимально внимательно.
В первую очередь нужно различать формулировки «со дня официального опубликования» и «после дня официального опубликования». От этого зависит решение вопроса, в какой день (в день публикации или на следующий день после публикации) вступает документ в силу или какой день считать началом течения срока, если вступление документа в силу связано с истечением определенного срока.
Сторонники одной позиции считают, что если указано «со», то первым днем следует считать день официального опубликования, если «после», то срок начинает исчисляться на следующий день после публикации. Обосновывается эта точка зрения тем, что раз законодатель по каким-то причинам использует два разных предлога, значит, они различаются по смыслу, поэтому и понимать их нужно буквально.
Сторонники другой позиции считают, что независимо от формулировки «со» или «после» срок начинает течь на следующий день после публикации. В качестве аргумента приводятся правила исчисления сроков, установленные отраслевыми законами, например: Гражданским кодексом РФ (глава 11), Налоговым кодексом РФ (статья 6.1). Также отмечается, что такой подход больше соотносится с положениями специальных нормативных актов, регулирующих общий порядок вступления в силу НПА, в числе которых Федеральный закон от 14.06.1994 N 5-ФЗ, Указ Президента РФ от 23.05.1996 N 763 (пункты 5, 6 и 12). В перечисленных актах при установлении общего порядка вступления в силу НПА используется предлог «после».
Поскольку в настоящее время законодательством не урегулирован вопрос, когда начинается и когда заканчивается течение срока, связанного с введением в действие документов, возможность привлекать для определения этих сроков существующие кодексы необходимо обсудить подробнее. Корректно ли в данном случае применение норм права по аналогии?
Для иллюстрации неоднозначности в вопросе исчисления сроков вступления в силу НПА приведем примеры различных определений даты вступления в силу одного и того же документа.
Пример 1.
Параграф 1 «Подведомственность» главы 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации был введен в действие через десять дней со дня его официального опубликования. Кодекс был опубликован в «Российской газете» 27.07.2002.
Пример 2.
Федеральный закон от 29.05.2002 N 57-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации» вступил в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования. Закон опубликован в «Российской газете» 31.05.2002.