Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверить трудовую книжку в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.
Кто имеет право заверять документы
Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:
- менеджер (или индивидуальный предприниматель);
- главный бухгалтер;
- начальник или специалист по кадрам;
- иные уполномоченные должностные лица в штате организации.
Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.
В делопроизводстве существуют свои требования к обороту и сохранности бумаг. Если документ состоит из двух и более страниц, то, возможно, придется их сшивать. Эта необходимость вызвана тем, чтобы ни один из листков случайно не потерялся или его нечаянно, а, может быть, умышленно, не подменили.
Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- ФИО его владельца;
- срок его действия.
Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.
Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих этапов:
- изготовление ксерокопии;
- применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
- в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
- на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
- при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
Как технически изготовить сшив
Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:
- берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
- концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
- на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
- а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке
Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).
Для чего нужны копии документов?
Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.
Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например
- Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
- Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.
С 01.07. 2021 для заверения копий документов будет применяться следующее правило:
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).1
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. за. год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Но и в настоящее время для заверения копии, чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:
- заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения;
-
печать организации
(печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).
Таким образом, принципиальное отличие только в формулировке места хранения документа.
На что еще обратить внимание при заверении копий
Напомним коротко другие правила оформления копий документов:
- Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
- Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
- Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
- Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
- Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.
Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.
Порядок заверения копий документов
Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.
Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.
При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:
- Можно заверять каждый лист по отдельности.
- Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.
Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.
Порядок заверения будет следующий:
- Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
- Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
- Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».
- Указываем дату.
Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.
На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.
Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:
- руководитель организации;
- сотрудник кадрового отдела;
- сам предприниматель;
- бухгалтер.
Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.
Необходимость в копии
Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.
Копия может потребоваться:
- при обращении в кредитную организацию;
- при трудоустройстве на дополнительную работу;
- при оформлении льгот, пособий;
- при получении визы для поездки в другую страну.
Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:
- Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
- Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
- Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
- Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.
Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.
Заверить Трудовой Договор В 2021 Году Образец
На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.
Затем вносят следующие сведения:
- наименование должности ответственного сотрудника;
- подпись заверителя;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату оформления.
Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).
Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.
При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.
В документе не должно быть:
- дописок, сделанных карандашом или ручкой;
- размытого текста;
- нечетких подписей и штампа;
- печатей неверного образца.
Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.
Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.
Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.
В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.
Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.
На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.
В случае конфликтной ситуации нужно написать заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать:
- должность, ФИО руководителя;
- название фирмы;
- должность, ФИО гражданина;
- ссылку на статью 62 ТК РФ;
- просьбу выдать копию контракта;
- дату и подпись.
Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения. Как с 1 июля 2021 года работать с копиями документов У вас на руках полученные от работодателя копии.
Будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного вами кадрового документа, требования к ее заверению будут едиными.
Если работник хочет уволиться из организации, он предупреждает об этом нанимателя в письменном виде за 2 недели. Если работодатель не против, трудовые отношения можно прекратить без срока отработки. Если срок расторжения прошел, а работник продолжает работать, то соглашение продолжает свое действие.
- соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
- возможность прохождения обучения и сроки отработки, в случае оплаты его работодателем
- условия дополнительного страхования
- улучшение бытовых условий сотрудника
- дополнительный социальный пакет.
Новый порядок заверения копий документов действует для случаев, когда копии предоставляются в другие организации. И это в том числе относится к копиям трудовых книжек работников, которые им требуются как раз для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж в сторонних учреждениях. Отличие состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), которая заверяется печатью организации.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации.
Образцы заверения копий документов:
Требования к заверению копий документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и их значение при осуществлении закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ)
ГОСТ Р 7097-2016, 44-ФЗ, 223ФЗ, 44 ФЗ, заверение копий документов для участия в закупках
Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо.
Верность копии подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации, из которых следует, что лицо, заверившее документ, имеет какое-либо отношение к организации, от имени которой оно заверяло копию.
В случае установления требований о заверении копий документов, предоставляемых участником закупки в соответствии с требованиями п. 5.26 ГОСТ представленная участником копия документа (устава, договора, положения, штатного расписания и др.) должна включать следующие обязательные реквизиты:
1) слово «ВЕРНО»; 2) наименование должности лица, заверившего копию;
3) его собственноручную подпись;
4) расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
5) дату заверения копии;
6) обязательную надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год»);
7) печать организации.
Таким образом, если в представленных участником закупки заверенных копиях документов (например, устав, договор, акты и пр.) отсутствуют какие-либо реквизиты из вышеперечисленных, например, надпись о месте хранения оригинала документа (что необходимо, поскольку копия представляется участником в другую организацию-заказчику), то данное обстоятельство свидетельствует о ненадлежащем заверении представленных копий, что не представляет заказчику возможности установить их соответствие подлинникам.
Если акт, полностью повторяющий сведения оригинала, заверен надлежащим образом, он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал (п. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).
Организации заверяют копии в следующих случаях:
- предоставлять контракты, счета-фактуры, документы, свидетельства о праве собственности и т д сторонним компаниям и государственным органам;
- для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
- предоставлять сотрудникам справки и выписки по их трудовой деятельности.
Сотрудники компании (в том числе бывшие сотрудники) имеют право оформить запрос на выдачу любых фотокопий документов, относящихся к их работе (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.д.). Работодатель обязан освободить их бесплатно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ. Федерации от 16.04.2003 г. № 225).
Заверенные дубликаты также требуются различными учреждениями:
- налоговые инспекции;
- Пенсионные фонды;
- Фонд социального страхования;
- банки и микрофинансовые организации;
- надзорный орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
- судебные инстанции.
Сегодня: мнение Минфина
Режим самоизоляции вернул этот вопрос на повестку дня путем обмена сканированными изображениями, имеющими юридическое значение. Два месяца назад в министерстве финансов спросили, как торговать первичными средствами, если все сидят дома. Чиновники задумались и выпустили письмо Минфина РФ от 22.04.2020 г. 03-01-10 / 32570. Пункт 13 данного письма посвящен использованию сканированных копий.
Если убрать преамбулу и оставить только суть, Минфин сочтет принятие сканированных копий к бухгалтерскому учету не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Какие бывают исключительные случаи, в письме не раскрывается. А письма Минфина вымышленные, юридической силы не имеют. Но я думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажорными обстоятельствами, — это просто исключительный случай.