Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Новый порядок оформления трудовых книжек

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Выдача трудовой книжки работнику

Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
• графе 2 – ​дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
• графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.

Требования к записям, заносимым в трудовую книжку

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.

В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.

Как делают в трудовой запись об увольнении

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.

Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.

Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.

После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.

Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:

• выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
• не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
• использованы римские символы;
• не заполнены все поля титульного листа;
• использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
• поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Распространенные ошибки при оформлении трудовых

Ошибка 1. Информацию о взысканиях в трудовую не записывают. Исключением является увольнение, когда оно применяется как наказание за нарушение трудовой дисциплины, совершенное при отягчающих обстоятельствах.

Ошибка 2. Печать в трудовой проставляется, там, где это предусмотрено Правилами хранения, оформления (на стр. 1, во вкладыше и т. д.) и только при ее наличии. Поэтому все записи, сделанные в трудовой, при отсутствии печати заверяются подписью полномочного лица (нанимателя либо полномочного работника).

Данная норма в полной мере распространяется и на ООО, т. к. для них, а также акционерных обществ в 2015 г. обязанность по изготовлению и использованию печати отменена. Исключением является ситуация, при которой данное обязательство прописано в Уставе.

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:

• порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
• при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
• не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

• номер записи;
• дата перевода;
• информация о переводе;
• название нового отдела или должности;
• информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

Хранение и учет трудовых книжек

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом, если трудовой договор заключается с работником впервые, на него оформляется новая трудовая книжка.

Обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них в силу п. 45 Правил возлагаются на работодателя или на иное уполномоченное им лицо. Назначение ответственного работника осуществляется приказом работодателя. При этом в данном приказе рекомендуется указать и лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек в периоды отсутствия ответственного работника.

Запись о расторжении трудового договора

Прежде всего отметим, что в силу ст. 84.1 ТК РФ и п. 14 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), запись об основании и причине прекращения трудового договора должна точно соответствовать формулировкам ТК РФ и иных федеральных законов. При этом согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), запись начинается словом «уволен». А Трудовым кодексом предусмотрено расторжение или прекращение трудового договора. Правильно и то и другое, однако мы считаем, что запись об увольнении следует начинать словами «Трудовой договор расторгнут (прекращен)».

В силу п. 5.1 Инструкции запись о прекращении трудового договора производится в следующем порядке:

• в графе 1 — порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата прекращения трудового договора;
• в графе 3 — причина прекращения договора;
• в графе 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись (приказа (распоряжения) или иного решения работодателя), его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Обращаем внимание на следующие особенности внесения записей об увольнении, определенные Инструкцией и Правилами:

1. Общие основания прекращения трудовых отношений установлены ст. 77 ТК РФ. Во всех случаях, перечисленных в данной статье, за исключением расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи, например: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Примечание. Записи об увольнении вносятся непосредственно в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 Правил).

1. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ, например: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Что такое трудовая книжка. История вопроса.

Трудовая книжка – один из самых важных документов гражданина. Вплоть до настоящего времени она является подтверждением трудового стажа работника, это история профессиональной жизни гражданина и весьма капризный документ. При правильном и своевременном внесении информации в книжку проблем с определением длительности работы и, как следствие, с назначением пенсии не возникнет.

Первые трудовые книжки появились в 1918 году и являлись аналогом паспорта. Все граждане, кроме проживающих в сельской местности, должны были иметь книжку с 16 лет. Начиная с 2004 года трудовая книжка имеет привычный нам сегодня вид, она пришла на замену старой советской книжке. Тем не менее, трудовые старого образца имеют такую же значимость, как и новые книжки.

Все трудовые книжки делятся на 3 части:

• Титульный лист
• Собственно сведения о работе
• Данные о награждениях

Каждый раздел будет рассмотрен немного позже.

Заполнение трудовой книжки: титульный лист

Титульный лист является «лицом» документа и содержит сведения о сотруднике.

Внизу листа необходимо поставить печать работодателя – организации или предпринимателя.

Похожие записи:

• Оформление права собственности на землю без документов
• Судебная практика по выселению из служебного жилья
• Малоимущая семья — как получить статус, документы, сумма субсидий