Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за Услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.
Методы обнаружения неверной организации расчетов
Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:
- Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
- Система предоставления заявлений на получение наличных.
- Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
- Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.
Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:
- Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
- Срыв сроков формирования отчетов.
- Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
- Наличие долгов у подотчетных лиц.
- Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.
За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.
Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами
Рассчитанная
сумма
----------------¬Информация---------------¬ остатка -------------------¬
¦Выдача денежных¦о выданном¦ Оформление +----------->¦Возврат остатка ¦
¦ средств ¦ авансе ¦ авансового ¦Рассчитанная¦подотчетной суммы ¦
¦ подотчетному +--------->¦ отчета ¦ сумма L-------------------
¦ лицу ¦ ¦ ¦ перерасхода-------------------¬
¦ ¦ ¦ +----------->¦Выдача перерасхода¦
L---------------- L-T------------- L-------------------
+-Покупка ТМЦ по чеку
+-Расчеты с поставщиком
L-Отнесение на затраты
Рис. 1
Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами — авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:
- соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;
- соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;
- соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;
- соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;
- соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;
- соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;
- соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;
- имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;
- выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;
- оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;
- организован ли аналитический учет командировочных расходов;
- производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Предметом деятельности Общества является:
— техническое обслуживание и ремонт легковых автомобилей;
— техническое обслуживание и ремонт прочих автотранспортных средств;
— предоставление прочих видов услуг по техническому обслуживанию автотранспортных средств;
— розничная торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;
Бухгалтерский учет в проверяемой организации ведется аутсорсинговой компанией «Новокузнецк Бизнес Консалтинг». При проверке были рассмотрены следующие вопросы:
1. Проверка документов, которые регламентируют порядок выдачи и возврата подотчетных сумм.
2. Проверка соответствия лиц фактически получивших деньги в подотчет с лицами, которые зафиксированы в приказе руководителя.
3. Проверка получения подотчетных денежных средств работниками, которые не отчитались ранее.
4. Проверка правильности составления авансовых отчетов и оформления первичных документов по командировкам.
5. Проверка соблюдения срока командировок.
6. Проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке.
7. Проверка правильности составления авансовых отчетов по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды.
8. Проверка правильности пересчета иностранной валюты в рубли в случаях заграничных командировок.
9. Проверка правильности возмещения командировочных расходов
10. Проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
10. Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
10. Проверка авансовых отчетов по представительским расходам.
Проверка проводилась в соответствии с Правилами (стандартами) аудиторской деятельности в РФ, утвержденными на дату начала проверки.
В ходе проверки было выявлено, что в ООО «Автостекло-НК» нет соответствующего приказа о подотчетных лицах. Приказ о подотчетных лицах представляет собой документ, в котором перечислен список подотчетных лиц, дата и сумма выдаваемых им денежных средств. Документ составляется руководителем предприятия. Также в нем указываются сроки, в которые подотчетные лица должны представить отчет за полученные и израсходованные средства.
Важным этапом аудита расчета с подотчетными лицами является проверка получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам, т.к. это очень распространенная ошибка. Вышеуказанная проверка проводилась с помощью специально разработанного рабочего документа, табличная часть которого представлена далее.
Таблица 11
|
№ п/п |
ФИО работника, получающего сумму под отчет |
Отчитался ли по ранее полученному авансу |
||
|
Да |
Нет |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
1 |
Ватулин Артур Олегович |
Х |
||
|
2 |
Гандыбин Денис Викторович |
Х |
||
|
3 |
Ким Александр Валерьевич |
Х |
||
|
4 |
Лобода Иван Андреевич |
Х |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
5 |
Смыкова Мария Владимировна |
Х |
||
|
6 |
Нейман Юлия Николаевна |
Х |
Наиболее распространены следующие аудиторские процедуры:
— пересчет — проверка точности арифметических в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов;
— инвентаризация — это прием подтверждает физическое наличие имущества и финансовых обязательств;
— проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций;
— подтверждение представляет собой ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях (аудитор запрашивает подтверждение о дебиторской задолженности непосредственно у дебиторов);
— устный опрос персонала, руководства экономического субъекта и третьей стороны;
— проверка документов;
— прослеживание — выборочная проверка первичных документов и их запись в регистрах синтетического и аналитического учета;
— аналитические процедуры — анализ и оценка полученной аудитором информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого аудируемого лица с целью выявления необычных или неправильно отраженных в бухгалтерском учете хозяйственных операций, выявление причин таких ошибок и искажений.
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 г.
4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ №34н от 29.07.1998 г.).
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Приказ Министерства финансов РФ №94н от 31.10.2000 г.).
6. Положение по бухгалтерскому учет «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (Приказ Министерства финансов РФ №44н от 9.06.2001 г.).
7. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Министерства финансов РФ №49 от 13.07.1995 г.).
8. Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации (приказ Минфина РФ от 28.06.2002 г. №127-ФЗ).
9. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (приказ Минфина России от 06.07.1999 г. №43н, в ред. приказов МФ РФ от 30.12.1999 №107н, от 30.03.2001 №27н, от 18.09.2006 №116н).
10. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (приказ Минфина РФ от 09.12.98 г. №60н).
11. Виноградов Е.В. Аудит: Учебное пособие / Е.В. Виноградов, И.А. Матвейчук – М.: Академический Проект, 2006. – 320 с. ISBN 5–8291–0668-Х
12. Данилевский Ю.А. Аудит: Учебное пособие / Ю.А. Данилевский, С.М. Ремизов, Е.В. Старовойтова – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. – 544 с. ISBN 5–89240–053–0
13. Ерофеева В.А. Аудит: Учебное пособие / В.А. Ерофеева, В.А. Пискунов – М.: Высшее образование, 2007. – 447 с. ISBN 5–9692–0106–5
14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.П. Кондраков – М.: ИНФРА-М, 2007. – 592 с. ISBN 5–5682–2455–9.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
· установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм;
· соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.
Наиболее часто встречающиеся нарушения при отражении в бухгалтерском и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами описаны ниже.
Во-первых на принятых к учету авансовых отчетах очень часто отсутствуют подписи подотчетных лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.
Во-вторых при направлении предприятием в командировку работника в приказе не определятся конкретная цель командировки, отсутствуют отчеты подотчетного лица о проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.
Кроме того, на предприятиях существует практика направлять в командировку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор.
Когда гражданин направляется в другую местность для выполнения работы организацией, с которой он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости и фонды обязательного медицинского страхования.
В том случае когда гражданско–правовым договором не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты по ней возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.
На предприятиях допускаются случаи передачи подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому, что запрещено п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. В связи с этим использование подотчетных сумм лицом, не получившим их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.
Нередко предприятия стоимость приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц материальных ценностей списывают на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.
Не использование счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.
Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.
Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговле тоже является нарушением.
К нарушениям относятся выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы.
При оформлении командировочных расходов зачастую отсутствуют приказы о направлении работников в командировку, командировочные удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.
Иногда к авансовым отчетам прилагают не действительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов).
Очень часто работникам организации выдают подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить, что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников. Обоснованность представительских расходов очень часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий; программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем организации в начале года), что является нарушением.
Ошибки допускаются зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Продажи». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).
Таким образом, большое количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.
Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом.
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
1.1) выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
1.2) выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
1.3) выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
1.4) несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
1.5) списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
2.1) отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
2.2) отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
2.3) несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
2.4) отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
2.5) отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
3.1) нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;
3.2) некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.
4. Нарушения порядка учета представительских расходов:
4.1) отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
5.1) некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
5.2) неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
5.3) несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.
Как проходит аудит расчетов с подотчетными лицами
Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:
- Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
- Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
- Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
- Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.
Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.
Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.
Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.
Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:
- работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
- сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
- сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.
Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
Важно!
Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.
Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:
- израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
- предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).
Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.
Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер.
Важно!
Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет.
В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.
Оправдательные документы такие:
- чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
- товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.
После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.
Как организовать расчеты с подотчетными лицами
- Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами
Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами. Организационно-экономическая характеристика ООО «Кирпичик». Организация внешнего и внутреннего аудита. Планирование аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
дипломная работа [86,0 K], добавлен 10.11.2012
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
Анализ политики предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами. Оценка уровня существенности, внутреннего контроля и аудиторского риска. Планирование и методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.
курсовая работа [40,7 K], добавлен 23.05.2009
- Методика аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами
Понятия, цель, задачи и источники информации аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами. Оценка системы внутреннего контроля. Расчет уровня существенности. План и программа аудиторской проверки. Результаты аудиторских процедур по существу.
курсовая работа [40,9 K], добавлен 04.02.2015
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
Безналичные расчеты с подотчетными лицами. Порядок бухгалтерского учета расчетов. Налоговые аспекты учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок проведения аудиторской проверки. Нормы суточных. Планирование аудита. Суммы, выдаваемые работникам.
курсовая работа [50,0 K], добавлен 26.06.2013
- Аудит расчетов с подотчетными лицами
Понятие наличных денежные средств под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Расчеты с подотчетными лицами. Практика аудиторских проверок с подотчетными лицами. Проведение аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.
курсовая работа [61,8 K], добавлен 19.12.2008
- Аудит расчетов с подотчетными лицами и бухгалтерской отчетности
Организация подготовки аудиторской проверки. Аналитические процедуры с использованием финансовых коэффициентов. Аудит расчетов с подотчетными лицами. Характеристика типичных ошибок в учете заданного объекта. Методы проверки бухгалтерской отчетности.
курсовая работа [229,8 K], добавлен 06.04.2015
- Аудит учета расчетов с подотчетными лицами
Теоретические основы, законодательное и нормативное регулирование, цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицам, источники информации для проверки. Типичные нарушения в учете расчетов, оценка системы внутреннего контроля, план и программа аудита.
курсовая работа [52,2 K], добавлен 05.10.2010
У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.
Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:
- Оплата расходов компании.
- Проведение закупок.
- Покрытие командировочных трат.
- Оплата хозяйственных трат.
- Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.
Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:
- Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
- Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
- Представительские траты.
Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.
К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.
Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:
- НК РФ (часть 1 и 2).
- ФЗ «О бухучете» №129.
- Постановление «О командировочных» №729.
- Постановление «О суточных» №812.
- Положение по ведению бухучета №34.
- ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
- План счетов бухучета.
- Письмо ЦБ «О кассовых операциях».
Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.
Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:
- Отчеты.
- Журнал регистрации.
- Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку.
- Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные.
- Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.
Также информация по расчетам отображается еще в ряде документов: бухгалтерском балансе, отчете о движении наличных, главной книге, журнале-ордере №7.
Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
- распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
- определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
- устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
- обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).
Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:
- НК РФ (часть 1 и 2).
- ФЗ «О бухучете» №129.
- Постановление «О командировочных» №729.
- Постановление «О суточных» №812.
- Положение по ведению бухучета №34.
- ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
- План счетов бухучета.
- Письмо ЦБ «О кассовых операциях».
Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> Часто возникают ситуации, когда в организациях выявляются случаи допущения ошибок в учете расчетов с подотчетными лицами. Данные ошибки образуются в результате отсутствия должного контроля за учетом данных расчетов и влияют на налогообложение организации, поэтому следует стараться их не допускать.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> К основным нарушениям можно отнести: злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия утвержденному порядку в области расчетов с подотчетными лицами. Их можно классифицировать следующим образом:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> а) отсутствуют подписанные руководителем организации заявления на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные расходы;
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> б) производится выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным подотчетным суммам.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> а) отсутствуют приказы о направлении работника в командировку;
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> б) отсутствуют командировочные удостоверения с отметками с мест прибытия и выбытия;
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> в) отсутствует аналитический учета командировочных расходов в пределах и сверх норм.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> а) неверное удержание подоходного налога с командировочных расходов, произведенных и оплаченных сверх установленных норм;
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> б) неверное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате за выполненные работы и услуги, подотчетными лицами:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> а) выделяются суммы НДС расчетным путем от стоимости материальных
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>ценностей, приобретенных за наличный расчет;
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> б) списываются на затраты суммы НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> 5. Нарушение в порядке учета представительских расходов:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> а) фактический размер представительских расходов не соответствует утвержденной смете;
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> б) отсутствует аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> 6. Нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> а) неправильно составляются бухгалтерские проводки по операциям расчетов с подотчетными лицами;
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> б) неправильно выводятся остатки на конец отчетного периода;
;color:#000000″ xml:lang=»en-US» lang=»en-US»> ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>До ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>начала ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>аудиторской проверки ;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>для того, чтобы принять решение, аудитору необходимо целенаправленно ознакомиться с клиентом. В первую очередь следует ознакомиться с учредительными документами проверяемой организации. В этих документах должны быть прописаны виды деятельности данной организации, в которой часто предусматривается широкий спектр разнообразной хозяйственной и коммерческой деятельности. При осуществлении такой разнообразной деятельности можно предположить, что работники бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленными в области учета разнородной деятельности, могут допустить ошибки и нарушения.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> При ознакомлении с клиентом аудитор запрашивает учредительную документацию и отчетность по хозяйственной деятельности, определяет для себя направления и масштабы работы, беседует с администрацией и работниками бухгалтерии организации, получает необходимую для работы информацию от обслуживающих организацию банков, территориальной налоговой службы и других организаций, с которыми клиент сотрудничает в ходе деятельности.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> По результатам предварительного ознакомления аудитор делает для себя вывод о степени деловой безупречности своего клиента и после этого принимает решение о проведении или отказе аудиторской проверки.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие аудиторские процедуры, как просмотр и сравнение документов клиента, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и некоторые другие.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> Почти все хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет, расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, поэтому этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.
Рассчитанная
сумма
┌───────────────┐Информация┌──────────────┐ остатка ┌──────────────────┐
│Выдача денежных│о выданном│ Оформление ├───────────>│Возврат остатка │
│ средств │ авансе │ авансового │Рассчитанная│подотчетной суммы │
│ подотчетному ├─────────>│ отчета │ сумма └──────────────────┘
│ лицу │ │ │ перерасхода┌──────────────────┐
│ │ │ ├───────────>│Выдача перерасхода│
└───────────────┘ └─┬────────────┘ └──────────────────┘
├─Покупка ТМЦ по чеку
├─Расчеты с поставщиком
└─Отнесение на затраты
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»>Рисунок 1 — Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> 3.2.1Оценка системы внутреннего контроля в ООО «Бытовик»
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> Проводя оценку системы внутреннего контроля аудитор выполняет три важных этапа, таких как: описание действующей системы внутреннего контроля; оценка целесообразности контрольных механизмов; проверка эффективности системы внутреннего контроля.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> Применение вопросников — самый распространенный прием в деятельности аудитора. Для этого заранее подготавливаются вопросы, которые помогут аудитору получить от клиента более полную информацию, касающуюся деятельности организации и действия внутренних проверок.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> Вопросник аудитор составляет в трех экземплярах, на каждом проставляет должность, фамилию, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.
;color:#000000″ xml:lang=»ru-RU» lang=»ru-RU»> Вопросник, которым воспользовался аудитор, проводящий проверку в ООО «Бытовик» (табл.2).