Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Типичные ошибки при составлении штатного расписания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).
Первое заблуждение – об округлении ставок в штатном расписании
В штатном расписании должно быть внесено лишь нужное число штатных единиц. В случае если какая-то должность предусматривает неполную занятость, должна быть указана неполная штатная единица.
В четвёртой графе унифицированной формы штатного расписания укажите количество штатных единиц. Здесь допускается дробное число. К примеру, 2,75, 0,5 или 0,25.
В пятой графе отражается тарифная ставка (полный оклад), с помощью которой начисляется оплата в соответствии с отработанными часами.
Если в компании на одной должности есть нагрузка для 2,25 человека, указывайте это число в графе «Количество штатных единиц». При этом, по сути, вы можете принять на работу троих и более сотрудников и, договорившись с ними, раскидать между ними нагрузку в любых комбинациях. Скажем, трое сотрудников могут взять каждый на себя по 0,75 ставки. Или двое работают по полноценной штатной единице, а третий «идёт» на совмещение (0,25).
Нужно помнить о том, что количество штатных единиц отражает необходимую нагрузку на одну должность, а не просто является численностью сотрудников в этой должности. И не стоит в штатном расписании округлять до целых единиц ставки.
Типичные ошибки при составлении расписания
Предприниматели или ответственные лица при составлении штатного расписания могут допускать ряд ошибок.
Ошибка 1. Неверное заполнение граф, связанных с деньгами. Оклады указываются только как фиксированные цифры, не вилки. Контролирующие органы могут посчитать вилку за дискриминацию. Позволительно прописать часовую тарифную ставку, сдельную оплату. Тогда в Примечаниях нужно показать ссылку на локальные нормативные акты, касающиеся оплаты труда.
К грубым нарушениям Трудового кодекса относятся:
-
указание разных окладов для равных должностей; при этом допустимо устанавливать разные надбавки, например за знание иностранного языка;
-
указание оклада с учетом районного коэффициента — РК.
Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена
- Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.
Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.
Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.
Курсы для бухгалтеров и кадровиков
Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе
Расписание курсов
Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Штраф составит:
- на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
- на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.
Как утвердить в компании штатное расписание
ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.
Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.
В тексте распоряжения должны быть такие сведения:
- наименование хозяйствующего субъекта;
- название и номер распоряжения;
- место и дата создания документа;
- даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
- ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
- указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
- подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.
К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.
Далее события развиваются следующим образом:
- Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
- Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
- Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.
Неучет потребностей бизнеса
Например, если бизнесу требуется предоставлять услуги круглосуточно, то очевидно, что штатное расписание должно быть организовано таким образом, чтобы были сотрудники, работающие в разные смены день и ночь. Однако, иногда компании забывают о таких особенностях и создают расписание, которое не соответствует потребностям и условиям работы, что может привести к недостатку персонала в определенное время.
Также, неучет потребностей бизнеса может привести к излишней нагрузке на определенных сотрудников и недостатку работы у других. Например, если в компании есть строго определенное время, когда клиенты обращаются за консультацией, но при этом не предусмотрена достаточная численность сотрудников на рабочем месте в этот период, то сотрудники могут быть перегружены работой, что отразится на качестве обслуживания.
Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот
- Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367).
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ — 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
- Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
- Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.
Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки
- Есть ли в организации штатное расписание.
- Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
- На какой период утверждено штатное расписание.
- Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
- Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
- Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
- Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ). - Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Штатное расписание: кто составляет, примеры и ошибки
Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).
Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.
Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.
Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.
Самое частое нарушение, которое Государственная инспекция труда (далее — ГИТ) выявляет в ходе проверок, — до подписания трудового договора работодатель не ознакомил работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А обязан (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).
Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.
- Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).
Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.
Выбираем тип учреждения
Прежде всего надо осмысленно выбрать форму учреждения. Наиболее часто решение принимается в пользу либо нового бюджетного, либо автономного учреждения. Им предоставлено больше свободы и самостоятельности в плане распоряжения закрепленным за ними имуществом и использования средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом учредители новых бюджетных и автономных учреждений не несут ответственности по обязательствам подведомственных учреждений.
Окончательный выбор помогут сделать приведенные ниже критерии. Они также полезны уже существующим автономным учреждениям, которые могут проанализировать обоснованность ранее принятых решений относительно смены собственного статуса.
Первый критерий — возможность исполнения учреждением государственных функций или государственных услуг. Этот критерий определен Законом N 83-ФЗ, который ввел в БК РФ новую категорию «государственная (муниципальная) функция». Исполнение государственной функции отнесено к исключительной прерогативе казенных учреждений.
В свою очередь, автономное или бюджетное учреждение создается для выполнения государственных (муниципальных) работ, оказания услуг и не вправе исполнять государственные (муниципальные) функции, за исключением случаев, прямо установленных федеральными законами.
Второй критерий — сфера деятельности учреждения. К казенным целесообразно относить только учреждения, созданные в сфере управленческой деятельности либо отнесенные к ним в соответствии с законом.
Основные алгоритмы решения управленческих проблем слабо зависят от формы собственности. В гораздо большей степени на них влияют цели организации.
Именно с уточнения и осмысления целей организации следует начинать оптимизацию штатного расписания. Причем уточнять и осмыслять нужно не формальные, а реальные цели. В коммерческом секторе они очевидны — получать прибыль. Правда, для этого приходится думать о том, как наилучшим образом удовлетворить потребности клиентов, покупающих товары и услуги. С организациями бюджетной сферы все сложнее: цели им ставит учредитель — орган государственной власти или местного самоуправления, а услуги получают население и юридические лица, находящиеся на конкретной территории. Например, цели для муниципальной средней школы должны учитывать интересы учредителя, общества в целом, а также родителей, учеников, педагогов. Как же решить непростую задачу? Так ли необходимо формулировать цели и миссию учреждения?
Приведем пример. Один из вновь созданных лицеев Нижнего Новгорода потратил немало усилий для определения своих целей и миссии. В итоге миссия получилась не из двух — пяти предложений, а заняла полторы страницы. Однако благодаря пониманию того, в каком направлении нужно развиваться, была достигнута поставленная цель — через пять лет лицей стал лучшим в области, «подвинув» более именитые общеобразовательные учреждения, и 100% его выпускников поступали на бюджетные места ведущих нижегородских вузов.
Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники
Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.
- Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
- Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.
Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:
- в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).
Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот
- Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367).
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ — 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
- Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
- Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.
Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки
- Есть ли в организации штатное расписание.
- Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
- На какой период утверждено штатное расписание.
- Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
- Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
- Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
-
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ). -
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Выбираем тип учреждения
Прежде всего надо осмысленно выбрать форму учреждения. Наиболее часто решение принимается в пользу либо нового бюджетного, либо автономного учреждения. Им предоставлено больше свободы и самостоятельности в плане распоряжения закрепленным за ними имуществом и использования средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом учредители новых бюджетных и автономных учреждений не несут ответственности по обязательствам подведомственных учреждений.
Окончательный выбор помогут сделать приведенные ниже критерии. Они также полезны уже существующим автономным учреждениям, которые могут проанализировать обоснованность ранее принятых решений относительно смены собственного статуса.
Первый критерий — возможность исполнения учреждением государственных функций или государственных услуг. Этот критерий определен Законом N 83-ФЗ, который ввел в БК РФ новую категорию «государственная (муниципальная) функция». Исполнение государственной функции отнесено к исключительной прерогативе казенных учреждений.
В свою очередь, автономное или бюджетное учреждение создается для выполнения государственных (муниципальных) работ, оказания услуг и не вправе исполнять государственные (муниципальные) функции, за исключением случаев, прямо установленных федеральными законами.
Второй критерий — сфера деятельности учреждения. К казенным целесообразно относить только учреждения, созданные в сфере управленческой деятельности либо отнесенные к ним в соответствии с законом.
Как утвердить в компании штатное расписание
ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.
Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.
В тексте распоряжения должны быть такие сведения:
- наименование хозяйствующего субъекта;
- название и номер распоряжения;
- место и дата создания документа;
- даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
- ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
- указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
- подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.
К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.
Далее события развиваются следующим образом:
- Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
- Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
- Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.